Betydningen av disse to begrepene kan ha vært åpenbar for alle da vi først begynte å bruke e-post, men de er ganske gamle fra i dag. Både CC og BCC er måter å sende kopier av den samme e-posten til flere mottakere. CC står for “Carbon Copy” og BCC står for “Blind Carbon Copy”. Forskjellen mellom de to er at hver mottaker kan se adressene du legger til i CC-feltet, mens de i BCC-feltet er synlige for ingen.
Se også vår artikkel De beste gratis e-posttjenesteleverandørene
De tre mottakerfeltene
Det er like enkelt å legge folks e-postadresser til et av disse feltene. Men du bør alltid vurdere hvem som trenger å motta en bestemt e-post og hvordan. Dette avhenger av ting som forholdene dine, organisasjonen du jobber for, dens kultur og beliggenhet.
Folk bruker ofte disse feltene upassende. Dette gjør e-postens formål mindre omfattende for de som mottar den. Men hvis du bruker dem riktig, kan det hjelpe mottakerne å vite om det å lese e-posten din skal være blant deres prioriteringer eller ikke.
Du kan skrive inn adresser i følgende tre felt:
Til - Mottakerne i dette feltet er meldingens viktigste publikum.
CC - Disse mottakerne vil få en kopi av meldingen, så det er nesten det samme som å legge til personer i Til-feltet.
BCC - Avsenderen kan diskret informere andre personer om kommunikasjonen som fant sted. Ingen andre involverte vil se adressene sine.
Folk bruker også BCC når de ikke vil forvirre andre med en sinnsykt lang liste med adresser. Dessuten er det et godt alternativ når mottakerne ikke nødvendigvis skal kjenne hverandre. Det er også viktig å merke seg at verken de i CC eller BCC vil se noen av de andre mottakers svar.
Hvordan bruke To-feltet
Hvis du vil nå åtte personer, kan du sette en adresse i Til-feltet og de resterende syv i CC-feltet. Men du kan også plassere alle åtte av dem i Til-feltet. Det gjør ikke mye av forskjellen siden de alle vil motta den samme e-posten. De vil også kunne se resten av mottakerne.
Men ting er litt annerledes hvis du praktiserer riktig e-postetikette. Hvis det er tilfelle, bør du bare legge til mottakerne som er direkte berørt av meldingen. Så hvis du vil be noen enkeltpersoner om å ta noen form for handling, kan du plassere dem i Til-feltet. Navnene på den adressen du plasserer der, bør være inkludert i begynnelsen av e-posten. Noe enkelt som "Kjære Andrea, Samantha og John" burde være nok.
Kort sagt, bruk Til-feltet for å målrette deg mot de som du vil oppfordre til å ta en handling.
Slik bruker du CC-feltet
Når du plasserer adresser i CC-feltet, vil listen du oppretter være synlig for alle mottakere. Hovedfunksjonen til CC-feltet er å la andre mottakere vite at akkurat denne kommunikasjonen foregår. Å inkludere en adresse dette feltet er som å si “kun for informasjon”. I dette tilfellet bør du bare forvente et "godt å vite" svar fra mottakerne.
I tillegg omtaler folk også CC som en "høflighetskopi".
Slik bruker du BCC-feltet
Hvem som helst adresse du plasserer i BCC-feltet vil ikke bli sett av noen av mottakerne i Til- og CC-feltene. Hvis du vil at noen skal se innholdet i e-posten, men ikke iverksette tiltak, legger du adressen til BCC. Det er også et godt alternativ å bruke når du vil dele den samme informasjonen med en gruppe mennesker samtidig, men ikke vil at noen av dem skal se hvem andre som mottar den.
BCC-feltet er også veldig nyttig i sensitive situasjoner eller argumenter. Det er en hemmelighetsfull måte å la noen andre høre på uten at mottakeren vet om det. Du kan for eksempel legge til managerens adresse i BCC-feltet når en kunde ber om refusjon.
Slik bruker du svar alle-knappen
Hvis du er mottakeren av en e-post og ønsker å svare på avsenderen, har du to alternativer - Svar og svar alle. Svar-knappen lar deg svare direkte på avsenderen slik at ingen andre mottakere kan se meldingen din. Det er også Svar alle-knappen, som automatisk vil sende svaret ditt til alle mottakere som har adressene i To og CC-feltene.
Selv om det er praktisk, er ikke svaret alle alltid et godt alternativ. Du bør bare bruke den når det er viktig for alle mottakere å motta meldingen.
De fleste brukere klikker eller trykker på denne knappen uten å innse det. Det kan være ganske irriterende for mottakerne som ikke er interessert i svaret ditt. Å klikke på denne knappen ved en tilfeldighet kan også være veldig vanskelig, spesielt hvis du deler personlig informasjon med avsenderen og ikke vil at andre deltakere skal lese den. Å være oppmerksom på hvordan du bruker denne funksjonen kan dermed spare mye frustrasjon for alle involverte.
Bruk knappen Svar alle bare når det er absolutt nødvendig at den opprinnelige forfatteren og alle andre på mottakerlisten ser svaret ditt. Gruppediskusjoner om arbeidsprosjekter er et godt eksempel på dette.
Ikke bruk alternativet Svar alle når:
- Det er minst en mottaker som ikke trenger å se svaret ditt
- Meldingen din er noe veldig enkelt som "OK" eller "Takk!"
Ting å huske på
Husk å alltid følge med på hvem du sender en e-post til og hvorfor. Bruk To, CC og BCC feltene nøye, og e-postetiketten din vil forbedres kraftig.
Du bør også følge med på om du er adressat (To) eller om du har mottatt en carbon copy (CC). På den måten kan du bestemme om e-posten krever umiddelbar oppmerksomhet eller ikke.
Når du svarer på e-postmeldinger, er det alltid best å sende et standard svar og legge til eventuelle ekstra mottakere manuelt. Du kan også kopiere adressene deres fra den originale e-posten for å gjøre det enklere. Men i alle fall må du sørge for å dobbeltsjekke mottakerlisten før du trykker på "Send".
