Generelt bør e-postklienten din la deg endre farge, skrift og andre alternativer i meldingen. Men noen ganger, når du svarer på en melding eller prøver å videresende den, vil klienten ikke tillate deg å endre noen av fontinnstillingene.
Dette kan skje hvis du bruker en e-postklient som justerer svarmeldingsformatet til avsenderens preferanser. Avsenderen kan bruke et meldingsformat som vanlig tekst, som ikke tillater formatering.
Denne artikkelen vil dykke dypere inn i e-postformater og vise deg hvordan du endrer fontinnstillingene manuelt.
Typer e-postformater
For å forstå hva som skjer med innstillingene dine for e-post når du svarer til noen, bør du vite at det er tre forskjellige typer e-postformater. De er rik tekstformat, HTML og ren tekst, og her er en kort forklaring av hvert format:
- HTML: Vanligvis er dette standard e-postformat. Det er det beste formatet du kan bruke hvis du vil endre skrifter, farger, legge til kuler og nummerering, sette inn bilder osv.
- Rich Text Format: Dette er et offisielt Microsoft-format, og bare Microsoft Exchange Client og Microsoft Outlook kan støtte det. Du kan bruke den til å sende meldinger til brukere som bruker denne spesielle programvaren.
- Vanlig tekst: Dette er et universelt format som fungerer i alle e-postverktøy. Fangsten med dette formatet er at den ikke støtter noen fontinnstillinger. Du kan ikke fet tekst, eller endre farger, størrelse eller annen formatering. Du kan heller ikke sette inn bilder i teksten, selv om du kan legge ved dem i e-posten.
Du kan velge hvilket meldingsformat du vil bruke når du svarer på eller videresender en melding. Hvis noen for eksempel sender deg en melding i vanlig tekstformat, kan du svare i rik tekstformat. Men e-postadressen kommer ikke nødvendigvis i formatet du brukte da du sendte den. Med andre ord, hvis du sender en HTML-melding, kan mottakerens e-postprogramvare konvertere den til ren tekst.
Det kan oppstå problemer hvis du justerer e-postprogramvaren din til å sende meldinger i det mottatte formatet. Hvis du tar dette alternativet og deretter mottar en e-post i ren tekst, vil fontinnstillingene dine bli deaktivert.
Noen e-postverktøy setter automatisk svarmeldingsformatet slik at det samsvarer med formatet på e-postmeldingen du har mottatt. Heldigvis kan du alltid endre meldingsformatet manuelt.
Endre meldingsformat i Gmail, Yahoo og Outlook Web
De fleste av de nyere verktøyene, for eksempel Gmail, Yahoo eller Outlook, skal ikke ha problemer med å bytte frem og tilbake mellom ren tekst og HTML-formatering. Selv om du mottar meldingen i ren tekst, kan du vanligvis svare på den eller videresende den i HTML.
Hvis du vil aktivere og deaktivere formatering av ren tekst manuelt, bør du:
- Åpne din elektroniske e-postprogramvare.
- Klikk på 'Skriv' -knappen.
- Klikk på "More" -ikonet (tre vertikale prikker). Det er nederst til høyre i den nye e-postboksen, ved siden av verktøylinjen.
- Aktiver eller deaktiver 'Vanlig tekstmodus.'
Prosessen er den samme for de fleste e-postklienter.
Endre meldingsformat i Microsoft Outlook
Hvis du har en eldre versjon av Microsoft Outlook, for eksempel Outlook 2016, 2013 eller 2010, er deaktiverte fontinnstillinger et vanlig problem. Dette er fordi eldre versjoner av Outlook automatisk justerer svar på den opprinnelige avsenderens formatering.
For å løse dette må du manuelt endre meldingsformatet for hver melding. Følg disse instruksjonene:
- Åpne Outlook.
- Klikk på "Fil" -fanen øverst til venstre på skjermen.
- Klikk Alternativer.
- Velg 'Mail' fra listen til venstre.
- Se etter delen "Skriv meldinger".
- Velg "HTML" fra rullegardinmenyen ved siden av "Skriv meldinger i dette formatet."
Dette skal aktivere tekstformatering igjen.
Bytt til nyere versjoner av e-postappene dine
Det meste av tiden skjer meldingsformateringsproblemet med eldre versjoner av e-postapper som Outlook 2010-2016. Du kan alltid endre den manuelt, men hvis du bytter ut de eldre versjonene av programmene med nyere, vil meldingsformateringen sjelden være et problem.
