Hvis du jobber med data mye, vil du sannsynligvis bruke like mye tid på å gjøre regnearket ditt bra og fornuftig som du vil lage arket i utgangspunktet. Du kan automatisere mye av det med betinget formatering. Sammen med noen egendefinerte formler kan du lage fantastiske regneark på halve tiden. Dette er hvordan.
Se også artikkelen vår Slik legger du til et diagram og redigerer legenden i Google Regneark
Betinget formatering forteller et regneark at hvis en celle inneholder X for å gjøre Y. Så hvis en celle inneholder et spesifikt dataelement, er det å formatere det på en bestemt måte, og hvis den ikke inneholder disse dataene, for å formatere det på en annen måte vei. Dette gjør det enkelt å identifisere spesifikke datapunkter og få systemet til å gjøre noe av arbeidet i stedet for at du gjør det manuelt.
Læringskurven er ikke så bratt som du kanskje tror heller, noe som er ideelt for meg, da jeg ikke akkurat er en master på Google Sheets. Likevel bruker jeg betinget formatering mye når jeg presenterer data.
Betinget formatering i Google Sheets
Jeg skal bruke et falskt regneark for en kakespisekonkurranse. Det er den samme som jeg brukte i "Slik bygger du grafer i Google Sheets", så hvis du leser det, burde det være gjenkjennelig. Det har ikke noe å si om du ikke har sett det før, da det ikke akkurat er vanskelig å forstå.
For å få betinget formatering til å fungere, har jeg lagt til en ekstra kolonne med en enkel Ja eller Nei-oppføring. Det er denne kolonnen jeg vil formatere. Det trenger tydeligvis ikke være så enkelt som det, men i form av denne opplæringen fungerer det godt nok.
- Åpne arket ditt og velg datamaskinområdet du vil bruke.
- Høyreklikk og velg Betinget formatering.
- Velg Format celler hvis … i den nye boksen som vises til høyre.
- Velg et datapunkt du vil formatere, og formatet du vil at det skal brukes.
- Velg Ferdig.
Du har en rekke betingelser du kan bruke på betinget formatering inkludert tomme celler, celler som inneholder et spesifikt tegn, starter med, slutter med, dato er, dato før, data er mindre enn, lik eller større enn og en hel masse mer. Det er alle tenkelige forhold her, så noe skal samsvare med dine behov.
Legg til flere forhold
Når du har angitt ett betinget format, kan det hende at det ikke er nok. Heldigvis kan du legge til så mange du vil i Google Sheets.
- Åpne arket ditt, og velg utvalg av data du nettopp har endret.
- Høyreklikk og velg Betinget formatering.
- Velg Legg til en annen regel nederst i det nye vinduet.
- Velg Format celler hvis … i den nye boksen som vises til høyre.
- Velg et datapunkt du vil formatere, og formatet du vil at det skal brukes.
- Velg Ferdig.
Du kan skylle og gjenta dette så mange ganger du vil. I eksemplet var den første formateringen jeg brukte å farge rød tilstanden Y under 'sykepose brukt'. Den ekstra betingelsen jeg la til var å farge grønt N under samme kolonne.
Du kan gå lenger enn bare å fargelegge celler. Ved å bruke tilpasset formel, kan du legge til enda mer tilpasning i Google Sheets.
Bruk tilpasset formel for å ta betinget formatering videre
I eksemplet over brukte jeg betinget formatering for å fargelegge celler for å fremheve data. Hva med hvis du vil fargelegge en rad som inneholder mange forskjellige data? Det er der tilpassede formler kommer inn.
- Velg alle dataene du vil inkludere i formelen.
- Høyreklikk og velg Betinget formatering.
- Velg Egendefinert formel er i den nye boksen som vises til høyre.
- Skriv inn '= $ d2 <10' i den tomme boksen og velg en formateringsstil.
- Velg Ferdig.
Du vil se fra bildet, bare rekken med deltakeren som spiste mindre enn 10 paier er fremhevet i rødt. Bare en rad mislyktes betingelsen, så bare en rad ble formatert i henhold til den formelen.
Formelen du oppgir vil variere avhengig av arket ditt. Å legge til '= $' forteller Ark at jeg legger til en formel. Å legge til 'd2' forteller den hvilken kolonne og rad som skal brukes. Ved å bruke '<10' angir du tilstanden til under 10. Du kan bruke disse byggesteinene til å lage din egen tilpassede formel for å angi betinget formatering slik du trenger den.
Som med betinget formatering, kan du legge til så mange egendefinerte formler du trenger for å gi formateringen som arket krever. Det er et veldig kraftig verktøy, og jeg har bare skrapet på overflaten av potensialet her.
