Å bruke en innholdsfortegnelse kan få noen dokumenter til å se mer profesjonelle ut. Det gjør dem også enkle å søke etter lesere, så det kan være lurt å vurdere å lære å legge til dine egne.
Se også artikkelen vår Slik lager du et flytdiagram i Word
Prosessen er ganske enkel, selv om den kan avvike noe avhengig av hvilken utgave av Word du bruker. Her er vår komplette guide for Word 2007 som er en god start som alle andre. Dessuten er prosessen veldig lik den i Word 2010.
Markering av overskriftene
Hurtigkoblinger
- Markering av overskriftene
- 1. Velge overskrifter
- 2. Underoverskrifter
- Legge til innholdsfortegnelse
- 3. Referanser
- 4. Innholdsfortegnelse
- 5. Stiler og alternativer
- 6. Sett inn en tabell - dialogboks
- Microsoft Word 2000
- Microsoft Word 2002 og 2003
- Lagre og legge til en tilpasset innholdsfortegnelse
1. Velge overskrifter
For å merke overskriftene, bør du bruke passende overskriftstiler. Du finner disse på hjemmefanen. Bare merk overskriften og bruk en av stilene fra listen over tilgjengelige.
2. Underoverskrifter
Du trenger ikke å velge alle overskriftene. Imidlertid, hvis du vil at innholdsfortegnelsen skal være så nøyaktig og informativ som mulig, bør du bruke en stil på hver overskrift og underoverskrift i dokumentet.
Merk at Word vil legge til riktig sidetall for hver overskrift og underoverskrift for deg.
Legge til innholdsfortegnelse
3. Referanser
Etter at du har merket overskriftene, er det på tide å bytte fra Hjem-fanen til referansefanen.
4. Innholdsfortegnelse
Du kan velge innholdsfortegnelse ved å bruke knappen i øvre venstre hjørne. Du kan også se noen andre funksjoner, som inkluderer et alternativ for å oppdatere tabellen.
5. Stiler og alternativer
Word har allerede tre maler du kan velge mellom, to automatiske og en manuell. De automatiske alternativene lar programmet gjøre alt for deg. Dette betyr å bruke de markerte overskriftene og sidetall og vise dem i innholdsfortegnelsen.
6. Sett inn en tabell - dialogboks
Du kan også lage din egen innholdsfortegnelse fra bunnen av. Ved å klikke på Sett inn tabell vil du kunne tilpasse hvordan innholdsfortegnelsen ser ut og hvilken informasjon den viser.
Fra dialogboksen kan du redigere funksjoner som tabulatorleder, sidetall, sidetalljustering, hyperkoblinger, format og hvor mange nivåer du vil vise.
La oss anta at du har tre overskrifter for denne veiledningen. Hvis du velger en automatisert innholdsfortegnelse for tre markerte overskrifter, bør du nå følgende resultat.
Hvis du vil legge til flere overskrifter i innholdsfortegnelsen, kan du bare merke nye og velge Oppdater-knappen i øvre venstre hjørne i gruppen med innholdsfortegnelser.
Du vil bli bedt om av en liten dialogboks. Den vil spørre deg om du vil oppdatere etter sidetall eller markeringer. Hvis du vil at innholdsfortegnelsen skal hoppe over bestemte overskrifter, velger du det andre alternativet.
Etter at du har klikket ok, skal den nye innholdsfortegnelsen nå vise noen nye linjer. Dine umerkede underoverskrifter eller de uten stiler vises ikke i den nye innholdsfortegnelsen.
I dette eksemplet la vi underoverskrift 3.2 og 3.3 til dokumentet. Vi ga underoverskrift 3.3 overskrift-3-stilen.
Du vil merke at underoverskrift 3.2 fremdeles er i dokumentet, men bare underoverskrift 3.3 dukket opp i den oppdaterte innholdsfortegnelsen.
Hvis du husker dette: Ctrl + Alt + 1/2/3 jobben din ble bare enklere. Den snarveien lar deg angi overskriftsstiler uten å måtte bytte frem og tilbake mellom kategorien Referanser og Hjem-fanen.
Nå kan det hende at forskjellige versjoner av Microsoft Word krever at du tar en annen rute. Selv for denne 2007-versjonen kan du bruke noen snarveier for å få jobben raskere.
For eksempel, i Microsoft Word 2003 eller tidligere utgaver har du ikke en Styles-gruppe som du gjør i 2007 eller 2010. For tidligere versjoner, må du klikke på stilboksen som ligger på formateringsverktøylinjen.
Tidligere versjoner av Microsoft Word gir deg ikke rask tilgang til Referanser-fanen.
Microsoft Word 2000
I Word 2000 må du klikke på Sett inn -fanen og deretter på Indeks og tabeller-knappen.
Microsoft Word 2002 og 2003
For disse versjonene har du flere knapper å trykke på. Først velger du kategorien Sett inn, derfra kategorien Referanse, og deretter kommer du til fanen Indeks og tabeller. Klikk deretter på fanen Innholdsfortegnelse og bruk.
Utgaver av Microsoft Word 2007 og 2010 forenkler opprettelsen av en innholdsfortegnelse. Først av alt har du kategorien Referanser på verktøylinjen. Deretter er du bare ett eller to klikk unna tabellen din.
Det som er enda bedre er at det er to ferdiglagde tabeller som du kan bruke fra starten. Den manuelle tabellen er også interessant, men det vil kreve ekstra inntasting fra din side. Det kan være lurt å lagre dette alternativet for dokumenter der du vil tilpasse hver minste detalj i innholdsfortegnelsen.
Lagre og legge til en tilpasset innholdsfortegnelse
Du kan gjøre dette i både Word 2007 og Word 2010. Ved å lagre den tilpassede innholdsfortegnelsen, kan du bruke det samme formatet i fremtidige dokumenter.
- Lag en tabell og sett den inn i ethvert dokument
- Juster stilen og formateringen etter dine krav
- Legg til litt tekst over og under tabellen
- Velg teksten og innholdsfortegnelsen
- Finn Sett inn-knappen på verktøylinjen
- Klikk på raske deler og deretter Lagre valg i hurtigdelegalleriet
- Dette åpner for en dialogboks
- Gi innholdsfortegnelsen din navn
- Velg innholdsfortegnelse fra Gallerilisten
- Klikk på Opprett ny kategori i kategorilisten
- Navngi kategorien din
- Klikk ok
Fra nå av vil du kunne bruke den nøyaktige innholdsfortegnelsen i ethvert dokument mens du bruker Word 2007 eller Word 2010.
Dette kan være et fint triks å ha i arsenalet ditt hvis du ofte skriver lignende rapporter, ebøker, artikler, verkene.
