Hvordan du alfabetiserer automatisk i googleark

Google Sheets og Microsoft Excel deler mange lignende funksjoner. De som er mer kjent med Excel, vil finne ut at selv om de fleste funksjonene er de samme, kan det å lokalisere dem i Google Sheets bli et hinder mens du blir kjent med programmet.

Se også artikkelen vår Slik bruker du formler på hele kolonner i Google Sheets

Muligheten til å sortere og filtrere dataene dine, alfabetisk eller numerisk, er en av de mer brukte funksjonene i Microsoft Excel. Det samme kan sies for Google Sheets. Imidlertid kan veien til å utføre oppgaven være litt annerledes.

“Jeg er mer kjent med Excel, men sjefen min vil at vi bruker Google Sheets nå. Organisering av regneark er en del av jobben. Kan du hjelpe?"

Den store delen med ark, akkurat som Excel, trenger du ikke å bekymre deg for manuelle endringer når du ønsker å sortere eller filtrere dataene dine. Det er en måte å få dem automatisk sortert etter kolonne ved å bruke funksjonene som er gitt i kategoriene eller gjennom en formel du kan plassere direkte i en celle.

Organiser Google Sheets automatisk alfabetisk

Hurtigkoblinger

• Organiser Google Sheets automatisk alfabetisk
  • Datasortering og bruk av filtre
    • Datasortering
    • Datafiltrering
    • Bruke filtre inne i et Google-regneark
    • Opprette en filtervisning
  • Google Sheets: Sortere alfabetisk på skrivebordet
    • Sorter dataene dine alfabetisk automatisk ved hjelp av en formel
  • Google Sheets: Sortere alfabetisk på mobile enheter

Trinnene nedenfor vil detaljere hvordan du kan organisere Google Sheet-data automatisk. Jeg vil fokusere på hvordan du gjør det alfabetisk, men den samme informasjonen kan også brukes hvis du heller vil organisere dataene numerisk.

Imidlertid, før vi fortsetter med sluttmålet, vil jeg gjerne bli litt mer kjent med hva forskjellen mellom sortering og filtrering er, hvordan bruke et av alternativene i enhver situasjon du måtte trenge dem i, samt gå over filtervisninger.

Hvis du allerede har en anstendig forståelse av sortering og filtrering og bare vil komme til automatisk alfabetisering, kan du hoppe lenger ned i artikkelen. For alle andre som vil lære noe, har vi mye å dekke, så la oss komme i gang.

Datasortering og bruk av filtre

Når du analyserer og jobber innenfor Google Sheets, vil mer og mer innhold begynne å samle seg. Dette er når muligheten til å organisere informasjonen blir så mye viktigere. Google Sheets lar deg organisere informasjonen ved å sortere og bruke filtre på den. Du kan gjøre dette både alfabetisk og numerisk, valget er opp til deg. Du kan også bruke et filter for å begrense dataene og til og med skjule utvalgte deler fra visningen.

Datasortering

Slik sorterer du dataene:

1. Åpne et regneark i Google Blader fra nettleseren din (Google Chrome foretrekker).
2. Merk cellen eller cellene du ønsker å sortere.
   • Du kan venstreklikke på en enkelt celle for å markere den. For flere celler, venstre-klikk på begynnelsescellen. Hold nede Skift og venstre-klikk deretter i sluttcellen.
   • Flere celler kan også velges ved å venstreklikke på en celle og holde nede Ctrl og venstreklikke på en annen celle. Dette hjelper hvis cellene du vil bli sortert ikke er sekvensielle.
   • Hvis du vil velge hele arket, klikker du øverst til venstre på arket eller trykker på Ctrl + A samtidig.
3. Deretter klikker du på fanen "Data" og velger Sorter område … fra alternativene.
4. I popup-vinduet, hvis kolonnene dine har titler, kan du merke av i boksen ved siden av Data har overskriftsrad .
5. Velg kolonnen du først vil sortere ved å endre “Sorter etter” til den kolonnen. Velg deretter sorteringsrekkefølge ved å klikke på AZ- radialen for synkende eller ZA for stigning.
   • Hvis du har en ekstra sorteringsregel du vil bruke, klikker du på Legg til en annen sorteringskolonne . Rekkefølgen på reglene dine vil avgjøre hvordan sorteringen gjøres.
   • Du kan klikke på søppelikonet til høyre for en regel for å slette det.
6. Avslutt ved å klikke på Sorter- knappen, og området ditt blir sortert i henhold til dine regler.

Datafiltrering

Hvis du legger til filtre til dataene dine, kan du skjule dataene du ikke vil ha synlige. Du vil fremdeles kunne se alle dataene dine når filteret er slått av. Filtre og filtervisninger er begge med på å analysere datasett i regneark.

Filtre er å foretrekke når:

• Når du har alle som har tilgang til regnearket, kan du se et spesifikt filter når det åpnes.
• Du vil at de synlige dataene skal forbli sortert etter at et filter er brukt.

Mens filtervisninger er mer nyttige hvis:

• Du vil navngi og lagre flere visninger.
• Flere visninger er nødvendige for andre som bruker regnearket. Filtre slås på av den enkelte, så dette lar dem se forskjellige filtre samtidig som noen andre også kan bruke regnearket.
• Det er viktig å dele forskjellige filtre med mennesker. Ulike filtervisningskoblinger kan sendes til forskjellige personer, og gir alle som jobber på regnearket den mest relevante informasjonen som er spesifikk for den enkelte.

Bare husk at filtre kan importeres og eksporteres etter behov mens filtervisninger ikke kan.

Bruke filtre inne i et Google-regneark

Når et filter er lagt til et regneark, kan alle andre som ser på regnearket, se filtrene. Dette betyr også at alle med redigeringstillatelser kan endre filteret. Et filter er en flott måte å skjule data midlertidig i et regneark.

Slik filtrerer du dataene:

1. Åpne et regneark i Google Blader fra nettleseren din (Google Chrome foretrekker).
2. Velg celleområdet du vil filtrere ved å bruke de samme metodene som beskrevet i Datasortering- delen av artikkelen.
3. Klikk på fanen "Data" og velg deretter Opprett et filter . Dette vil plassere et filterikon innenfor den første cellen i området du valgte. Alle celler innenfor filterområdet vil være innkapslet i en grønn kant.
4. Klikk på Filter- ikonet for å få vist følgende filteralternativer:
   • Filtrer etter tilstand - Velg fra en liste over betingelser, eller skriv din egen. For eksempel, hvis cellen er tom, hvis data er mindre enn et bestemt antall, eller hvis teksten inneholder en bestemt bokstav eller setning.
   • Filtrer etter verdier - Fjern merket for datapunktene du vil skjule, og klikk OK. Hvis du vil velge alle datapunktene, klikker du på Velg alle . Du kan også fjerne merkingen av alle datapunkter ved å klikke Fjern.
   • Søk - Søk etter datapunkter ved å skrive inn søkefeltet. Hvis du for eksempel skriver "J", vil du forkorte listen til bare navnene som begynner med J.
5. For å deaktivere filteret, klikker du bare på "Data" -fanen igjen og velger deretter Slå av filter .
   • Data kan sorteres mens et filter er på plass og aktivert.
   • Bare dataene i det filtrerte området blir sortert når du velger å sortere.

Opprette en filtervisning

Slik lager du, lagrer eller sletter en filtervisning:

1. Åpne et regneark i Google Blader fra nettleseren din (Google Chrome foretrekker).
2. Klikk på "Data" -fanen og velg deretter Filtervisninger … etterfulgt av Opprett ny filtervisning .
3. Filtervisningen lagres automatisk. Du kan nå sortere og filtrere hvilken som helst av dataene du ønsker.
4. Lukk filtervisningen ved å klikke på 'X' øverst til høyre i regnearket.
5. Klikk på tannhjulikonet øverst til høyre i regnearket for et av følgende alternativer:
   • Gi nytt navn - endre tittelen på filtervisningen.
   • Oppdater rekkevidde - Dette er ikke så viktig som du kan gjøre det direkte på selve filtervisningen. Det lar deg endre området med celler som er valgt for filtervisningen.
   • Dupliser - Oppretter en identisk kopi til gjeldende filtervisning.
   • Slett - Slett filtervisningen.

Google Sheets: Sortere alfabetisk på skrivebordet

Slik sorterer du et celleområde alfabetisk på skrivebordet:

1. Åpne et regneark i Google Blader fra nettleseren din (Google Chrome foretrekker).
2. Velg dataene du vil sortere en kolonne om gangen. Dette er viktig for ikke å omorganisere andre deler av regnearket som kanskje ikke korrelerer med ønsket område.
   • Marker den øverste cellen i datakolonnen din helt ned til den endelige cellen.
3. Klikk på "Data" -fanen og velg deretter ett av følgende alternativer:
   • Sorter område etter kolonne, A → Z - Dette vil sortere alle valgte data i området i alfabetisk rekkefølge uten å forstyrre de andre områdene i regnearket.
   • Sorter ark etter kolonne, A → Z - Dette justerer alle data i regnearket alfabetisk i sammenheng med dataområdet uthevet.
4. Begge valgene skal nå få dataene dine omorganisert i alfabetisk rekkefølge.
   • Hvis du føler at du har gjort en feil, kan du enkelt rette det ved å trykke Ctrl + Z (Windows) eller ⌘ Kommando + Z (Mac) for å angre den nyeste datasorteringen.

Sorter dataene dine alfabetisk automatisk ved hjelp av en formel

Selv om de foregående trinnene kan betraktes som automatiske, er det fremdeles en liten bit manuell inngang involvert. Dette er helt akseptabelt for de fleste regnearkbrukere som ikke ønsker å bli for tekniske med formler og funksjoner.

Imidlertid er det noen som foretrekker en mer "full-auto" tilnærming til datasalfabetiseringssituasjonen. Du foretrekker kanskje å få sortert dataene automatisk i en kolonne. Dette betyr at når ny informasjon blir lagt inn i kolonnen, vil dataene automatisk bli oppdatert alfabetisk uten å forstyrre resten av regnearket.

Slik sorterer du kolonnedataene automatisk alfabetisk:

1. Åpne et regneark i Google Blader fra nettleseren din (Google Chrome foretrekker).
2. Uthev cellen som viser resultatene for dataene du vil ha automatisk alfabetisert.
3. Inne i cellen, skriv inn følgende formel = sortering (A2: B, 1, TRUE) og trykk deretter Enter .
   • A2: B er ønsket datoperiode som må sorteres. Juster den i henhold til dine egne regnearksbehov.
   • 1 refererer til kolonnenummeret som de sorterte dataene vil være basert på. Juster den igjen etter regnearkets behov.
   • Data i formelen sorteres automatisk i stigende rekkefølge. For å sortere dataene i synkende rekkefølge, endre SANN til usann .

Eventuelle nye eller redigerte data som er lagt inn i kolonnen, vil nå bli sortert automatisk.

Google Sheets: Sortere alfabetisk på mobile enheter

Slik sorterer du et celleområde alfabetisk på din mobile enhet:

1. Start Google Sheets-appen (Android / iOS), og logg deg på med legitimasjon.
2. Velg et Google-ark som du vil redigere ved å banke på regnearket. Det kan hende du må bla for å finne det hvis du har lagret flere ark.
3. Finn kolonnen med dataene du vil alfabetisere, og trykk på kolonnens bokstav. Den finner du øverst i kolonnen. Dette vil markere alle kolonnens data.
4. Trykk på brevet en gang til for å trekke opp en liten meny.
5. I menyen trykker du på pilen "More" til du finner alternativet Sorter A - Z.
   • Hvis du bruker en Android-mobilenhet, må du trykke på ikonet som ser ut som tre loddrette (eller horisontalt avhengig av versjon) stablede prikker. Bla nedover til du finner alternativet Sorter A - Z.

Når du trykker på Sorter A - Z, blir dataene i kolonnen omorganisert alfabetisk.