Å BCCing deg selv er en veldig nyttig ting for å følge opp e-postmeldinger. Hvis du foretrekker å ha en e-post som du har sendt i innboksen, vanligvis med det formål å følge opp dem, er det det riktige valget å legge til din egen e-postadresse som BCC. Imidlertid overser folk ofte dette når de sender en viktig e-post, noe som fører til at de glemmer å følge opp. Dette kan lett føre til problemer nedover linjen.
Heldigvis er det en måte å automatisk BCC deg selv når du sender en e-post, noe som er en sikker måte å sikre at du følger opp hver e-post. Å aktivere automatisk selv-BCCing er imidlertid ikke helt enkelt. Det innebærer å opprette en regel i Outlook.
Administrer regler og varsler
Auto BCC og CC er en stor ting i Outlook. Mens du må laste ned et nytt tillegg for nettleserbasert e-postkonto for å oppnå dette, lar Microsoft Outlook deg opprette en regel. Regelfunksjonen finner du under menyalternativet Administrer regler og varsler øvre midtre del av skjermen, i kategorien Hjem, under ikonet Regler .
Klikk på Administrer regler og varsler, så ser du et nytt vindu som gir deg muligheten til å opprette en ny regel. Klikk på Ny regel øverst til venstre i dette vinduet. Du ser tre kategorier: Hold deg organisert, hold deg oppdatert og start fra en tom regel . Velg Bruk regel på meldinger jeg sender under Start fra en tom regelkategori .
Forhold
I vinduet Reglerveiviser kan du velge hvilke e-postmeldinger som skal sendes til deg som BCC-er. Ved å sjekke for eksempel spesifikke ord i emnealternativene oppretter du automatisk BCC-regel for e-postmeldinger med bestemte ord du nevner.
Ettersom du er den som sender e-posten, kan du bruke dette smarte alternativet til å sortere e-postene dine automatisk. Du kan legge til ordet "Oppfølging" i listen over spesifikke ord og merke e-postene som må følges opp med det ordet.
Det er også mange andre interessante forhold som du kan angi for e-postene dine. Hvis du vil at alle postene du sender skal lagres i innboksen din som BCC, klikker du bare på Neste, uten å merke av for noen av listene.
unntak
Unntak er egentlig det motsatte av forholdene her. Som du sikkert har gjettet, er det her du skisserer situasjoner der du ikke ønsker å inkludere deg selv som BCC. Du kan følge det samme eksemplet ovenfra og bruke unntaket hvis emnet inneholder spesifikke ordalternativ for å legge til et unntak. I dette eksemplet kan du bruke “ikke-oppfølging” -kommandoen, men dette kan skape rot og til og med en feil, ettersom oppfølgingsordene allerede er en del av forholdene dine.
Du er kanskje bedre med det, bortsett fra hvis det sendes til folk eller en offentlig gruppe, eller unntatt hvis du er tilordnet noen unntak fra kategorien .
handlinger
Det er her du "programmerer" handlingene som denne regelen gjelder. Det vil si at det er her du velger hva som skal skje med e-postmeldingene du har satt betingelser for. Du vil forsikre deg om at en e-post sendt av deg selv havner i innboksen, men dessverre eksisterer ikke en direkte BCC-kommandomatisering her. Dette betyr ikke at du ikke kan etterligne en BCC.
Først av alt, velg Kopier meldingen til personer eller offentlig gruppe i Handling-trinnet i Veiviseren for regler. Nå, klikk på folk eller offentlig gruppe og skriv inn e-postadressen din. Slik sørger du for at e-postmeldingen du sender som oppfyller de angitte betingelsene, havner i innboksen. Hvis du ikke vil at e-postadressen din skal vises offentlig i e-postene du sender, sjekk alternativet Flytt en kopi til den angitte mappen i det første trinnet, klikk på lenken Spesifisert mappe og velg innboksen.
BCC i innboksen din
Å finpusse din egen post for å passe dine behov vil gi deg en enorm fordel i arbeidet ditt. Det vil sørge for at innboksen din er fint sortert og god organisering er avgjørende i enhver arbeidslinje. Naturligvis har Outlooks reglerveiviser flere brukssaker enn bare å sette opp en automatisk BCC. Imidlertid er det viktig å planlegge ting nøye og sørge for at unntakene og betingelsene ikke overlapper hverandre og at de omfatter de riktige e-posttyper.
Velgjort auto BCC-regler kan hjelpe deg mye med å sortere innboksen. Imidlertid, hvis du gjør det dårlig, kan du oversvømme innboksen din, skape og et enda større problem enn det du har tenkt å løse.
Bruker du automatisk BCC i Outlook? Hvordan la du det opp? Hvilke unntak og betingelser bruker du og hvilke andre regler opprettet du?
