I et arbeidsmiljø er det viktig at du beholder en organisert innboks for å opprettholde effektiviteten. En uoversiktlig innboks kan bevise en ganske stor smerte, spesielt når du blir tvunget til å bla gjennom fjell med eldre e-poster du kanskje ikke lenger trenger. På en gang kan de eldre e-postmeldingene ha tjent et formål, men har siden blitt en ekstra hindring når du leter etter en spesifikk e-post.
Se også artikkelen vår Slik lager du et Gmail-alias
“Innboksen min er en katastrofe. Jeg har e-post fra over to år siden. Jeg trenger virkelig å få dette til.
For å unngå mye tidsforbruk vil jeg ikke anbefale å prøve å slette alle de eldre e-postene dine manuelt. I stedet, takket være hjelp av filtre, vil du kunne kvitte seg med disse e-postene mye raskere. Ved å lage et filter kan du slette gamle meldinger basert på en spesifisert tidsramme. Det eneste jeg kan se med å bruke filtre er at de bare gjelder nylig mottatte meldinger. Du kan bruke filtre i fremtiden for å sikre at oppretting ikke oppstår for andre gang, men hva med de e-postmeldingene som fyller ut innboksen din nå?
Slett de eldre Gmail-e-postene automatisk
Det er et par ting du kan dykke inn i når det gjelder å kvitte seg med de eldre, ikke lenger nødvendige e-postmeldingene som plager Gmail-innboksen din. Jeg skal gå nærmere inn på hvordan du konfigurerer filtrene dine, bruker dem for fremtidig bruk og hvordan du kan bli kvitt alle de gamle gamle e-postmeldingene med Gmail-tillegget, E-poststudio.
Sette opp filtre
Det første er først, la oss konfigurere filtrene dine.
Å begynne:
- Logg deg på Gmail-kontoen din med den nødvendige legitimasjonen.
- Finn Cog / Gear-ikonet. Dette er Gmail-innstillingsmenyen og finner du øverst til høyre i vinduet. Klikk på dette ikonet og velg deretter Innstillinger fra rullegardinmenyen.
- Klikk over til "Filtre" -fanen og klikk deretter på Opprett et nytt filter .
- I inntastingsboksen "Har ordene" skriver du inn følgende - eldre_tan: x der "x" er tidsrammen for meldingene du vil slettes. Dette vil være et nummer etterfulgt av et brev. Bokstavene som følger, gjelder tidsrammen. Du må bruke "d" i flere dager, "w" i flere uker, og "m" i flere måneder. Et eksempel ville være eldre_than: 3d hvis du ville slette e-postmeldinger som er eldre enn tre dager.
- Deretter klikker du på Opprett filter med denne søkeknappen.
- Fyll ut boksene merket “Slett det” og “Bruk også filter på” med et hake ved å klikke på dem.
- Til slutt klikker du på Opprett filter for å se alle de eldre e-postene dine, basert på datoen du nettopp har angitt, gå fra innboksen til søppelmappen.
Når meldinger blir slettet i Gmail, forsvinner de ikke umiddelbart fra eksistensen. I stedet kan du finne dem i papirkurven. Dette betyr at disse e-postene fremdeles vil telle mot din generelle datakapasitet. For å bli kvitt dem i sin helhet, kan du enten vente til Gmail sletter dem automatisk etter 30 dager eller sletter dem alle selv nå. For å utføre sistnevnte, klikker du på papirkurven og deretter klikker du på koblingen Tøm søppel nå .
Filter for fremtidig sletting (gjenbruk)
Tittelen på denne artikkelen handler om automatisk sletting. Dessverre kan ikke filtre utløses automatisk. Du må gå tilbake og igjen bruke filteret på den nåværende innboksen.
Slik bruker du et filter på nytt:
- Gå tilbake til innstillingene dine ved å klikke på tannhjulikonet øverst til høyre i Gmail-vinduet og velge Innstillinger fra rullegardinmenyen.
- Klikk på fanen "Filters".
- Siden du allerede har opprettet et filter tidligere, kan du nå klikke på Rediger, som ligger ved siden av filteret. Hvis du tidligere har opprettet flere filtre, kan du enkelt finne den du ønsker, da kriteriene for hvert filter vises.
- Klikk på Fortsett i seksjonen som vises med søkekriteriene. Det vil være en skjerm som ligner på den som dukket opp da du satte opp det originale filteret.
- Bruk nok en gang en hake i boksen ved siden av "Bruk også filter på."
- Denne gangen, for å aktivere filteret, klikker du på Oppdater filter . Alle dine eldre e-postmeldinger, satt til den angitte tidsrammen, vil nå viskes bort til papirkurven .
E-poststudio
E-poststudio kommer med en fin funksjon som automatisk vil slette alle dine eldre e-postmeldinger fra en spesifisert avsender eller de som er lokalisert i en bestemt mappe. Den innebygde Auto-Purge-funksjonen vil bidra til å holde Gmail-postkassen din langt mer organisert, noe som fører til et mer effektivt arbeidsmiljø.
Med Email Studio kan du arkivere og bruke "Merk som lest" på alle e-postmeldinger som er i innboksen din som har vært der i over tre måneder. Det lar deg også fjerne alle e-postmeldinger fra papirkurven og søppelpostmappene automatisk etter to dager. Som en ekstra bonus inkluderer Auto-Purge en avmeldingsfunksjon på e-post som kan hjelpe deg med å fjerne e-postadressen din fra en av de irriterende postlistene til nyhetsbrevet. Det er også mye mer tillegget er i stand til, men jeg føler at de allerede nevnte fremhever nøyaktig hva vi trenger for denne artikkelen.
Grunnpakken er gratis å bruke, men for å få mest mulig ut av produktet, tilbys en premiumversjon til en prislapp på 29 dollar. Oppgraderingen lar deg lage flere sett med rensningsregler og inkluderer en e-postplanlegger, speditør og en auto-responder.
Konfigurer og aktiver automatisk rensing i Gmail
Det første du trenger å gjøre er selvfølgelig å laste ned og installere Email Studio-tillegget. Når dette er oppnådd, vil du kunne se e-poststudio-ikonet til høyre sidefelt når du åpner noen av Gmail-e-postmeldingene dine.
Slik bruker du det:
- Åpne Email Studio-tillegget og logg deg på med Gmail-kontoen din.
- Du vil se en liste over alternativer. Fra alternativene velger du verktøyet "E-postopprydding".
- Klikk deretter på Legg til ny regel for å sette opp en regel (som det du gjorde med filtre ).
- Det er to deler for å sette opp en regel - du må angi en betingelse og deretter en handling. Tenk "årsak og virkning". Handlingen vil utløse når den spesifiserte betingelsen er oppfylt.
- For å sette en betingelse, vil du kunne bruke avanserte søkeparametere innen Gmail, for eksempel nyere_than eller har: vedlegg eller større_than . Bruk disse til å hjelpe deg med å finne nøyaktig samsvar med Gmail-e-postene du ønsker å arkivere, sende til papirkurven eller flytte til en annen mappe.
- Når en regel er opprettet, klikker du på Lagre- knappen. E-poststudio vil nå operere i bakgrunnen og utføre en løpskontroll hver time som utfører den angitte handlingen når en e-post oppfyller betingelsene som er forbundet med den. Du trenger ikke å gjøre noe manuelt i det hele tatt.
