Det kan være veldig viktig å holde oversikt over fakturanumrene dine. Alle fakturanummer er på rad, så forsøk på å legge dem inn manuelt har muligheten for menneskelig feil, noe som gir mindre enn optimale resultater. Det er ikke alltid like lett å huske neste nummer i sekvensen, spesielt når tallene begynner å klatre. Ved å glemme det forrige nummeret, kan du havne på litt overlapping i Excel-regnearket ditt, noe som kan skape ødeleggelser lenger nede på linjen.
Se også artikkelen vår Slik sletter du alle tomme kolonner i Microsoft Excel
Det er allerede vanskelig nok å huske hvor du forlot nøklene dine eller å ta noe ut av fryseren til middag, du trenger ikke nok minnetapp. I stedet kan det være best å la Excel automatisk generere fakturanumrene for deg.
“Det vil være utrolig nyttig. Så hva trenger jeg å gjøre? ”
Så vidt jeg vet er det to metoder der du kan få fakturanumrene automatisk generert i Excel. Denne artikkelen vil forklare dem begge for å sikre at du kan unngå fakturaoverlapping og ikke lenger trenger å oppstyr over hvilket nummer som kommer videre.
Automatisk fakturagenerering for Excel
Som nevnt er det to måter å legge til fakturanummer automatisk i et Excel-regneark eller arbeidsbok. Den første er ved å bruke en formel i VBA (Visual Basic for Applications) for å generere fakturanummer for en enkelt arbeidsbok. Den andre måten er å bruke Kutools for Excel funksjonen Insert Sequence Numbers. Dette alternativet lar deg generere fakturanummer på flere regneark og arbeidsbøker.
Metode 1: Automatisk fakturanummergenerator som bruker Visual Basic for applikasjoner
Å begynne:
Du kan enten lage en ny arbeidsbok eller åpne en eksisterende arbeidsbok som du vil bruke til automatisk generering av fakturanummer.
Finn og uthev en tom celle (venstreklikk på den), og skriv inn det første nummeret som skal brukes til å være startnummer for alle fakturanumrene dine fremover. Du kan velge noe som 00000 eller 10000 som utgangspunkt. For eksempel, bruker vi 00000, og det vil bli plassert i celle C3.
Trykk Alt + F11 for å åpne dialogboksen Microsoft Visual Basic for Applications. Utvid din nåværende arbeidsbok (VBAP-prosjekt, kan vises som bok 1 hvis den er ny) og dobbeltklikk på ThisWorkbook.
Du kan skrive inn følgende kode eller ganske enkelt kopiere og lime inn (utheve koden og trykk Ctrl + C og deretter venstreklikke på vinduet og trykke Ctrl + V ) koden i åpningsvinduet.
VBA: Voice Number Generator
| 1 2 3 | Privat underarbeidsbok_Åpen () Område ("C3"). Verdi = Område ("C3"). Verdi + 1 Slutt sub |
“C3” vil være cellen der du skrev inn begynnelsesfakturanummeret. Sørg for å endre den i koden før du limer den inn i vinduet.
Følgende formler nedenfor lar deg bekrefte fakturanummer. De kan være litt vanskelige å huske på forhånd, men du kan alltid lagre dem som en autotekstoppføring hvis du trenger å bruke dem igjen senere når som helst.
| Nei. | Formel | Fakturanummer |
| 1 | =”Ola” og TEXT (DAGENS (), ”ååmmdd”) og C3 | CompanyName14120910000 |
| 2 | = ”Firmanavn” & TEKST (I DAG (), ”0 ″) & C3 | CompanyName4198210000 |
| 3 | = ”Firmanavn” & TEKST (NÅ (), ”MMDDHHMMSS”) & C3 | CompanyName120909581910000 |
| 4 | = ”Firmanavn” & TEKST (NÅ (), ”0 ″) & C3 | CompanyName4198210000 |
| 5 | = ”Firmanavn” & RANDBETWEEN (100000, 999999) & C3 | CompanyName44868510000 |
Husk at C3 i formelen er den cellen du har plassert begynnelsesfaktura nummeret i. "Firmanavn" er reservert for teksten du vil vises i fakturanumrene dine. Endre det til hva som passer deg.
Du vil plassere formelen i en celle for automatisk fakturagenerering. Dette er ikke den samme cellen som du har begynnelsesfakturanummer i, men den spesifiserte cellen for resultatene. Når formelen er redigert for å passe dine behov, kan du kopiere og lime den inn i cellen og trykke enter for å motta fakturanummer.
Når du er ferdig, må du huske å lagre gjeldende arbeidsbok. Du gjør det ved å klikke på Fil og deretter Lagre (eller Lagre som hvis du arkiverer nytt eller under et annet navn). Skriv inn navnet på arbeidsboken og sørg for at boksen Lagre som type er satt til Excel Macro-Enabled Workbook (* .xlsm). Velg hvor den skal lagres, og trykk bare på Lagre- knappen.
Hver gang du åpner arbeidsbok for fakturanummergenerator, vil fakturanummeret være ett nummer større enn forrige gang. Bare husk å lagre arbeidsboken før du lukker den hver gang, ellers vil arbeidet gå tapt.
Metode 2: Legg til fakturanummer ved hjelp av Kutools for Excel
De av dere som trenger en måte å generere fakturanummer for flere arbeidsbøker, vil finne de behovene som er oppfylt i bruken av Kutools. Den første metoden som dekkes er designet for bare ett regneark eller arbeidsbok og har den uheldige muligheten for overlapping når du glemmer å lagre. Kutools for Excel gir en løsning for begge disse problemene og mer.
Å begynne:
Akkurat som før, uthev og velg cellen for fakturanummeret ditt. Deretter må du klikke på Kutools, etterfulgt av Sett inn, og til slutt Sett inn sekvensnummer .
Når dialogboksen Sett inn sekvensnummer vises, klikker du på knappen Ny . Dette vil få opp et redigeringsvindu for sekvensnummer:
- Skriv inn et navn i sekvensnavn-boksen for å gi tittelen din nye fakturanummerrekkefølge.
- I økerboksen, legg en 1 .
- Skriv inn navnet på firmaet ditt eller annen tekst du vil se på begynnelsen av resultatene av fakturanummer, i boksen Prefiks (valgfritt) .
- Startnummeret for alle fremtidige fakturanummer kan skrives inn i Startnummer-boksen. Antallet kan være hva du vil, men det er best å holde det enkelt. 00000 eller 10000 ville være nok. Hvis du heller vil holde tallene små, kan du bare bruke et enkelt siffer som 0 eller 1 i stedet.
- Du kan spesifisere antall sifre som fakturanalene dine vil ha ved å legge inn et nummer i antall sifre-ruten. Du kan ikke gå galt med 5 eller 6.
- Avslutt prosessen ved å klikke på Legg til- knappen.
Mens den nyopprettede sekvensen forblir valgt, klikker du på Fyll område og trykker deretter på Lukk- knappen for å avslutte. Uansett hvilken arbeidsbok du bruker Insert Sequence Number-funksjonen i, vil et fakturanummer automatisk genereres med hvert nummer større enn sist.
