Slik inkluderer du automatisk en signatur i outlook-e-postmeldinger

Når du legger til en signatur til e-postmeldingen din, får den et snev av profesjonalitet. Å kaste inn en logo og kontaktinformasjonen din gir en merkevarekampanje for en ellers trist korrespondanse. Det gir de som ønsker å kontakte deg på andre måter muligheten til å gjøre det. Å lage og bruke en signatur i Microsoft Outlook er en enkel nok oppgave. Du kan til og med lage flere personlige signaturer for å bytte til et innfall avhengig av målgruppen.

Imidlertid vil Outlook bare legge ved en signatur til nylig sendte eller videresendte e-postmeldinger. E-postene du har sendt før du opprettet en signatur, vil fremdeles være fraværende. For å legge til en signatur til eldre meldinger, må du gå inn i Outlook-innstillingene og endre noen få ting.

Signaturen din kan omfatte tekst, bilder, det elektroniske visittkortet ditt, en logo eller til og med et bilde av den håndskrevne signaturen. Du kan konfigurere Outlook slik at signaturer automatisk legges til alle utgående meldinger eller opprette signaturen din og legge den til meldinger fra sak til sak.

Legge til en signatur til Outlook-korrespondansen

Trinnene for å granse opp e-postene dine med en signatur vil avhenge av versjonen av Outlook du bruker. Det er en prosess for de som bruker eldre versjoner av programvaren (2007 - 2010) og en for de nyere versjonene (2010+) samt Microsoft Office 365-brukere.

La oss starte med de nyeste versjonene.

Outlook-versjoner 2010+ Inkludert Outlook for 365

Slik oppretter du en ny signatur for Outlook-e-posten din:

1. Klikk for å opprette en ny e-post.
2. Klikk på Signatur og deretter Signaturer fra "Melding" -fanen.
   • Avhengig av størrelsen på Outlook-vinduet og om du skriver en ny e-postmelding, svarer eller videresender det, kan kategorien Melding og signatur- knappen være på to forskjellige steder. Imidlertid er signatur-knappen vanligvis ledsaget av Vedlegg fil og legg ved element i delen "Inkluder" i "Melding" -menyen.
3. I kategorien "E-postsignatur", bare under "Velg signatur for å redigere", velger du Ny og legger til et navn for din nye signatur i dialogboksen "Ny signatur".
4. Rett under "Rediger signatur", skriv signaturen din innenfor det angitte området.
   • Vinduet gir deg muligheten til å endre skrifter, skriftfarger og størrelser, samt tekstjustering.
   • Hvis du vil legge til lenker og bilder i e-postsignaturen din, endre skrifter og farger og rettferdiggjøre teksten, kan du gjøre det ved å bruke miniformateringslinjen under "Rediger signatur".
   • Du kan til og med lage en mer robust signatur med kuler, tabeller eller rammer ved å bruke Microsoft Word til å formatere teksten. Overfør den deretter ved å bruke en enkel kopi ( Ctrl + C ) og lim ( Ctrl + V ) på signaturen i boksen "Rediger signatur".
   • Du kan også legge til ikoner og koblinger på sosiale medier i signaturen din, som jeg vil berøre senere.
5. Når signaturen er slik du vil ha den, under “Velg standardsignatur”, angi følgende alternativer:
   • Velg en e-postkonto du vil knytte signaturen din til, ved å bruke rullegardinmenyen "E-postkonto". Du kan ha forskjellige signaturer for hver e-postkonto du bruker for Outlook.
   • For å få signaturen din automatisk lagt til i alle fremtidige meldinger, klikker du på rullegardinmenyen "Nye meldinger" og velger en signatur. Hvis du foretrekker å ikke ha den satt som automatisk som standard, velger du (ingen) . Dette vil gjøre det slik at hver nye melding du sender ikke har noen signatur i det hele tatt inkludert de som er videresendt og svart på.
   • For at en signatur skal vises i meldingene du svarer og videresender, klikker du på rullegardinmenyen "Svar / videresend" og velger en signatur. Dette vil legge til signaturen automatisk når du svarer eller videresender en e-post. For å ikke ha dette settet, velg (ingen) i stedet.
6. Nå som det er over, klikker du på OK- knappen for å gå tilbake for å lagre signaturen din og gå tilbake til den nye meldingen.
   • Det er viktig å merke seg at den nåværende meldingen du opprettet signaturen i, ikke vil ha en signatur på plass. Av en eller annen grunn vil signaturen bare vises i meldingene som følger. Du må legge til signaturen manuelt hvis du gledet deg til å bruke en.

Legge inn en signatur manuelt

For den nye meldingen du startet med det formål å opprette en signatur eller de av dere som ikke vil ha et signatursett automatisk, kan du fortsatt sette inn en signatur manuelt.

Å gjøre slik:

1. Når e-postmeldingen er åpen, klikker du på "Melding" -fanen og velger Signatur .
2. Dette åpner en fly-out-meny som viser alle lagrede signaturer du har opprettet. Velg signaturen du vil bruke fra alternativene ved å klikke på den. Den vil nå vises i din nåværende melding.

Legge til en logo eller et bilde i signaturen din

Merker krever generelt logoer. For å legge til et bilde som en logo eller sosiale medieikon til signaturen din:

1. Åpne en ny e-postmelding og klikk på "Melding" -fanen.
2. Klikk på Signatur og deretter Signaturer .
3. Velg signaturen du vil legge logoen eller bildet til ved å velge den i "Velg signatur å redigere" -boksen.
4. Klikk på Legg til bilde- ikonet, finn bildet du vil legge til fra PC-filene, og velg deretter Sett inn .
   • Du kan endre størrelse på bilde eller logo ved å høyreklikke på bildet og velge Bilde fra menyalternativene. Klikk på “Størrelse” -fanen og bruk alternativene som er gitt for å endre størrelse på bildet til spesifikasjonene.
   • Hold "Lås aspektforhold" avkrysset for å opprettholde bildeproporsjoner.
5. Når bildet har endret størrelse og er klart til å gå, klikker du på OK .
6. Følg dette ved å klikke på OK igjen for å lagre alle endringene du nettopp har gjort i signaturen din.

Microsoft Outlook-versjoner 2007 - 2010

Slik lager du en ny signatur ved hjelp av en eldre versjon av Microsoft Outlook:

1. Velg å opprette en ny melding.
2. Klikk over til "Melding" -fanen og velg Signatur fra "Inkluder" -delen.
3. Klikk på Signaturer når det dukker opp.
4. Fra Ny e-postsignatur klikker du på Ny .
5. Skriv inn et navn for signaturen din, og klikk deretter på OK- knappen.
6. Skriv inn teksten du vil inkludere i signaturen din, i boksen "Rediger signatur".
   • Du kan formatere teksten din ved å utheve teksten du vil redigere og deretter bruke stil- og formateringsknappene for alternativene du ønsker.
   • Legge til flere elementer som bilder, hyperkoblinger og e-visittkort, klikk på stedet der du vil at elementet skal vises og:
     • e-Visittkort - Klikk på Visittkort- knappen og klikk deretter på en av kontaktene i "Filed As" -listen. Klikk på OK- knappen.
     • Hyperlink - Klikk på Hyperlink- ikonet og skriv inn (eller lim inn) URL-en som koblingen din vil koble teksten til. Klikk på OK- knappen.
     • Bilde / bilde - Klikk på Bildeikonet, finn bildet du vil laste opp til signaturen din, velg det og klikk deretter OK- knappen.
7. Når du er ferdig med redigeringene, klikker du OK for å fullføre opprettelsen av signaturen din.
   • E-postmeldingen du for øyeblikket har åpen for å opprette signaturen, vil ikke ha signaturen automatisk lagt inn i den. Du må gjøre det manuelt.

Legge til signaturen i e-postmeldingene dine

Signaturer kan legges til automatisk eller manuelt til alle utgående meldinger, svar og videresendinger. Bare en signatur kan brukes per e-post som sendes ut, så hvis du velger å ha ett sett automatisk, ville det være best om signaturen var rettet mot et større publikum.

Slik setter du automatisk inn en signatur i e-postmeldingen:

1. Opprett en ny e-post.
2. Gå over til "Melding" -fanen og klikk på Signatur som ligger i Inkluder-delen.
3. Klikk på Signaturer når det dukker opp.
4. Finn "Velg standardsignatur", klikk på rullegardinmenyen "E-postkontoliste", velg en e-postkonto du vil knytte en signatur til.
5. Velg signaturen du vil inkludere ved å velge en fra listen "Nye meldinger".
   • Hvis du vil legge til en signatur, velger du en signatur fra rullegardinlisten "Svar / fremover". Klikk (ingen) hvis du foretrekker å ikke ha en signatur, gå ut med svaret ditt og videresende e-postmeldinger.
6. Klikk OK for å lagre signaturinnstillingene.

Slik legger du til en signatur manuelt i e-postmeldingen din:

1. Opprett en ny e-postmelding.
2. Klikk over til "Melding" -fanen.
3. Klikk på Signatur, funnet i "Inkluder" -delen.
4. Velg signaturen du vil sette inn ved å klikke på den direkte.

Signaturen vil nå vises i den utgående meldingen. Hvis du valgte feil eller bare vil slette signaturen du har lagt til, markerer du signaturen i meldingen og klikker på Delete (eller Backspace ) på tastaturet.

Bruke en Microsoft Office 365-konto med Outlook.com

For de som bruker Outlook på nettet med en Microsoft Office 365-konto, må du opprette en signatur i begge produktene.

Slik lager du og bruker e-postsignaturer i Outlook på nettet:

1. Logg på Outlook.com-kontoen din og åpne innstillingene ved å klikke på tannhjulikonet øverst på siden.
2. Klikk på Mail, deretter Skriv og svar .
3. Skriv inn signaturen din i e-postsignaturområdet.
   • Du kan bruke formateringsalternativene for å endre utseendet til signaturen din til din smak.
   • Du kan bare ha en signatur per konto.
   • Hvis du vil at signaturen vises automatisk som standard for alle fremtidige meldinger, setter du et avkrysningsmerke i boksen "Inkluder signaturen min automatisk på nye meldinger jeg skriver". Dette gjør at alle fremtidige e-postmeldinger får signaturen din vises nederst.
   • Videresendinger og svar trenger et avkrysningsmerke i boksen "Inkluder signaturen min automatisk på meldinger jeg videresender eller svarer på".
   • Ved ikke å sjekke noen av disse alternativene, må du legge til signaturen manuelt i hver e-postmelding du skriver fremover.
4. Når du er ferdig med redigeringene, klikker du på Lagre .

Slik legger du til signaturen din manuelt:

1. Velg Ny melding i postkassen.
2. Skriv meldingen i sin helhet og klikk på trippel-punkt-ikonet.
3. Herfra velger du Sett inn signatur .
4. Når meldingen er klar til å gå ut, klikker du på Send- knappen.