Trenger du å sette opp et møte? Har du en nødsituasjon og trenger hjelp? Fristen kuttet plutselig i to? Trenger du å sjekke tilgjengeligheten til kollegene raskt? Vil du sjekke noen tilgjengelighet i Google Kalender? Du kan gjøre alle disse tingene hvis du alle har delt kalendrene dine. Denne opplæringen vil vise deg hvordan.
Se også artikkelen vår Slik synkroniserer du alle Google-kalendere dine med iPhone
Google Kalender lar deg dele en kopi av kalenderen din som dine kolleger og venner kan se. Det lar dem sjekke tilgjengeligheten, stille påminnelser og invitere deg til en hendelse. Det er en fin funksjon i appen som gjør samarbeidsarbeid til en lek.
Det går bra. Du må aktivt gi tillatelse til at andre kan se kalenderen og angi separate tillatelser for at de skal kunne redigere den. Du kan til og med opprette en delt kalender separat fra din egen hvis du foretrekker det.
Google Kalender-deling
Kalenderdeling er litt som Outlook's Exchange-kalender. Det kan vises av personer i en gruppe eller personer du gir tillatelser til. Du angir spesifikke redigeringstillatelser, eller ikke, og kan bruke dem til å sjekke tilgjengeligheten, møter og så videre. Alle du deler med må bruke Google Kalendere også, ellers må du gjøre hele kalenderen offentlig, noe som ikke er ideelt.
Slik deler du en eksisterende kalender:
- Åpne Google Kalender.
- Velg kalenderen du vil dele fra venstre.
- Velg de tre prikkene ved siden av, og velg deretter Innstillinger og deling.
- Velg Legg til personer under Del med spesifikke personer for å dele med enkeltpersoner.
- Merk av i ruten ved siden Gjør tilgjengelig for offentlig under Adgangstillatelser for deling med en gruppe. Velg gruppen i rullegardinmenyen.
- Velg Send når du er ferdig.
Deling med en gruppe fungerer bare hvis du bruker Google Groups. Ellers må du legge til medlemmer av gruppen hver for seg.
Du kan opprette en ny delt kalender i stedet hvis du foretrekker det.
- Åpne Google Kalender.
- Velg Opprett i venstre meny for å opprette en ny kalender.
- Gi den navnet og velg Lag kalender.
- Følg trinnene ovenfor for å gi tilgang til enkeltpersoner eller grupper.
Se en annens Google Kalender
Hvis du allerede bruker kalenderdeling og vil se andres Google Kalender, er det veldig greit også.
- Åpne Google-kalendere.
- Velg den tomme boksen der det står Legg til kalender.
- Skriv inn navnet eller Gmail-adressen til personen du vil se.
- Velg dem fra listen slik de vises.
Navnet vil bare vises hvis de allerede har delt en kalender med en gruppe eller enkeltpersoner. Du vil da se kalenderen deres i listen til venstre under Mine kalendere.
Se om noen er gratis med Google Kalender
Hvis du prøver å sette opp et møte eller et arrangement, kan du sjekke at folk er gratis ved å bruke din egen kalender når du har koblet deres eller har tilgang til delte kalendere.
- Åpne Google Kalender.
- Velg Opprett til venstre for å opprette en hendelse.
- Gi den en tittel, bestemme om det er en hendelse eller påminnelse.
- Angi en dato og klokkeslett.
- Velg Flere alternativer nederst i vinduet.
- Velg Legg til gjester under Gjester til høyre.
- Velg kategorien Finn en tid til venstre.
- Forsikre deg om at alle gjester er valgt i boksen og se etter tider på den valgte dagen.
- Lag hendelsen, gi den en tittel og trykk Lagre øverst.
Hvis noen er opptatt, vil tidsluken farges eller ordet Opptatt vises. Du vil ikke kunne invitere dem hvis de er merket som opptatt i kalenderen. Når du har truffet Lagre, vil hver inviterte bli sendt en invitasjon og hendelsen lagt til i sine respektive kalendere.
Lag en offentlig Google-kalender
For noen er det ikke bra å gjøre sin egen kalender tilgjengelig for andre, og i noen bransjer er det ingen ting. I disse situasjonene er det bedre å lage en egen gruppekalender for avdelingen eller teamet.
- Åpne Google Kalender.
- Velg Opprett i venstre meny for å opprette en ny kalender.
- Gi den navnet og velg Lag kalender.
- Velg tannhjulikonet i kalendervinduet for å velge Innstillinger.
- Velg kalenderen du nettopp opprettet, og velg tilgangstillatelser.
- Merk av i ruten ved siden Gjør tilgjengelig for publikum.
Når det står "offentlig", betyr det ikke nødvendigvis hele verden, men de som er innenfor ditt G Suite-domene. Hvis du ikke bruker G Suite, vil alle som får tak i kalender-URL-en, se hva som skjer, så hold det mellom dere.
