Jeg ble stilt et spørsmål her om dagen da jeg viste noen hvordan jeg bruker Gmail, og det var ikke første gang jeg hørte det. Spørsmålet var 'Hvordan lager jeg kopier av utkast i Gmail, så det tar ikke så lang tid å svare på kunder?' Mens jeg prøver å svare regelmessig på spørsmål her på TechJunkie, trodde jeg at dette var en førstekandidat.
Se også artikkelen vår Slik bestiller du Gmail etter størrelse
Det spørsmålet faktisk stiller, handler mer om e-postmaler enn å lagre kopier av et utkast. Jeg viste noen hvordan jeg kunne sette opp autosvar og etiketter for den nye forretningsadressen deres. De ville ha noen kjeleplate-e-postmeldinger til kundene for å holde dem i sløyfen uten å bli fastlåst av admin hele dagen. Svaret er å lage e-postmaler.
Du kan lage kopier av disse og oppbevare dem som utkast hvis du foretrekker det, men du kan gjøre mye mer med maler.
E-postmaler
E-postmaler er en reddende nåde for alle eiere av små bedrifter eller de som finner seg selv å si de samme tingene i samme type e-poster. Jeg har brukt dem helt siden jeg startet mine egne virksomheter, og de har spart meg mange hundre timer i løpet av årene.
E-postmaler kan også få deg til å se mer profesjonell ut. Du kan svare raskere og en enkel 'Takk for e-posten, et av teamene våre vil kontakte deg direkte innen 24 timer', slik at en kunde føler seg verdsatt. Med tanke på hvor enkelt det er å gjøre, anbefaler jeg på det sterkeste å bruke dem.
Hvordan lager jeg e-postmaler i Gmail?
Gmail ringer maler Canned Responses, og du må aktivere funksjonen før du kan bruke dem. Når du er ferdig, kan du lage så mange e-postmaler du vil.
- Åpne Gmail og logg inn.
- Velg tannhjulmenyikonet øverst til venstre og velg Innstillinger.
- Velg Labs-fanen.
- Slå hermetiske svar (maler) til Aktiver.
- Velg Lagre endringer nederst på siden.
Nå er funksjonen aktivert, og vi kan begynne å lage maler. Du gjør det fra innboksen i Gmail, så det er der vi drar videre.
- Velg Skriv e-post fra innboksen.
- Lag e-postmeldingen du vil opprette slik du normalt ville gjort.
- Velg den grå pilen nederst til høyre i e-postvinduet.
- Velg Hermetikk-svar og Ny hermetikk-respons.
- Gi det et meningsfylt navn, og velg OK for å lagre.
Når du har lagret det hermetiske svaret ditt, kan du trygt slette utkastet.
Når du tegner opp ditt hermetiske svar, må du balansere det personlige preget med å være generisk nok til at du ikke krenker noen. Det betyr at du enten legger igjen ting som navn og datoer ut av e-posten og erstatter det med tidsangivelser. Eller du kan legge til de personlige berøringene for hånd før du sender. Det siste er å foretrekke ettersom det personlige preget skaper et forhold du kan bygge videre på. Det er imidlertid ikke alltid mulig, så du må bruke din vurdering.
Ved hjelp av e-postmalen
Nå har du opprettet din e-postmal, eller hermetisk svar, det er på tide å bruke den. Når du får din første mulighet til å bruke malen, gjør du dette:
- Velg Svar fra e-postmeldingen du vil svare på.
- Velg den grå pilen nederst til høyre på skjermen.
- Velg Hermetiserte svar og velg svaret du opprettet.
- Legg til personlige data for å gjøre e-posten relevant.
- Sende.
Du kan gjøre det samme ved å bruke Skriv og opprette en ny e-post, men jeg finner svarmetoden mye raskere.
Bruker det hermetiske svaret ditt som en autoresponder på e-post
Hvis du tar e-postmalen ett skritt videre, hva med å sette opp et hermetisk svar som autorespons på en innkommende e-post. Du må holde det hermetiske svaret ditt generisk, men det er en flott måte å erkjenne bestillinger eller spørsmål og bygge et godt forhold til kunden din.
- Åpne Innstillinger i Gmail og velg kategorien Filtre.
- Velg tekstkoblingen Opprett et nytt filter.
- Lag kriterier for å utløse filteret. Dette vil sannsynligvis være unikt for deg, så velg noe som fungerer.
- Velg Opprett filter med dette søket nederst til høyre i vinduet.
- Velg Send hermetisert svar og svaret du vil bruke.
- Velg Opprett filter.
Når filterkriteriene er oppfylt, sender Gmail ditt hermetiske svar automatisk. Dette er ideelt for kvitteringer eller oppdateringer, og kan settes til å utløse på flere måter. Det er umulig for meg å liste dem alle her, men du vil kjenne igjen et mønster i e-postene du kan bruke. For eksempel sender alle e-postmeldinger til din e-postadresse eller e-postadresse som inneholder ordet 'Bestill'. Du får ideen.
