Hvis du noen gang har behandlet to forskjellige versjoner av en Microsoft Word-fil som du trengte for å sammenligne, vet du hva det er vondt å gjøre det manuelt. Dette har skjedd når en kollega jobbet med feil versjon av en fil, og innlemmet endringer i en eldre som ikke lenger var relevant.
Heldigvis har Microsoft Word en funksjon som lar deg automatisk sammenligne to dokumenter, slik at du faktisk ikke trenger å gå gjennom og sjekke hvert ord eller ledd manuelt! Slik sammenligner du Word-dokumenter i macOS!
Åpne først Word fra Dock eller fra Programmappen på Mac-en. En snarvei til applikasjoner lever under Finders “Gå” -meny.
Når Word åpnes, velger du bare et tomt dokument fra Document Gallery …
Når Word er klart til å gå, velger du Verktøy> Spor endringer> Sammenlign dokumenter fra menyene øverst.
I boksen som vil åpne etterpå, vil du velge originaldokumentet for å sammenligne med det reviderte dokumentet. Hvis du klikker på rullegardinmenyen i den røde ruten nedenfor, kan du velge fra nylige filer. Du kan også velge mappeikonet jeg har ropt ut med den røde pilen for å navigere gjennom filsystemet ditt for å finne det aktuelle dokumentet.
Når du gjør det, vil du se den velkjente åpne / lagre dialogboksen, så bruk den til å finne den første versjonen av dokumentet og klikk på "Åpne."
"Etikettendringer med" -delen kan være hva du vil - forfatteren av endringene er vanligvis en god indikator å følge med. Og det er et par ting til å vite om dette vinduet. For det første vil ikonet med to piler på det la deg bytte plassering av dokumentene for sammenligning, hvis du ved en tilfeldighet valgte den reviderte versjonen som originaldokumentet, si. Og for det andre, hvis du klikker på caret-ikonet, vil du få en hel rekke nye alternativer for hva du kan sammenligne og hvordan.
Så hvis du ikke trenger å sammenligne topptekst og bunntekst, endring av sak eller hvitt mellomrom, for eksempel, kan du slå av avmerkingsboksene. Og som du kan se, vil Word som standard opprette et nytt dokument for sammenligningen, så når du er klar til å sjekke det ut, klikker du på "OK" i dette vinduet for å se det.
Denne funksjonen er ikke perfekt, og hvis du ikke er kjent med hvordan du kan lese sporede endringer i Word-dokumenter, kan det hende du ser gjennom den nye filen som en utfordring med det første. Men dette er så, så mye bedre enn å måtte lese begge dokumentene side om side for å finne redigeringene! Jeg har gjort litt korrekturlesing i det siste, og det høres ut som mitt eget personlige mareritt. Sammen med å måtte holde en tale foran et publikum. Eller å måtte fly gjennom turbulens. Eller holde en tale mens du flyr gjennom turbulens.
Jeg skal stoppe der. Dette kan ta en stund.
