En CSV-fil er en komma-separert verdifil som brukes til å transportere data mellom databaser, regneark eller systemer. Det er en nesten universell metode som lar deg laste ned en produktliste fra nettet og importere den til Excel uten å miste betydningen for eksempel. Å opprette en CSV-fil er veldig greit hvis du følger noen enkle regler.
Se også artikkelen vår Slik lager du en rullegardinliste i Excel
Bruken av komma for å skille verdier er vanlig i systemer og fungerer til vår fordel her. Programmet du importerer data til, vet generelt å skille oppføringer så snart det ser komma, slik at et riktig konfigurert datasett kan deles nøyaktig mellom systemene. Det er en veldig nyttig måte å overføre data på.
Jeg bruker CSV-filer mye når jeg bygger produktsider for nettsteder. Du kan lage en tabell veldig enkelt hvis du formaterer en flat fil (det er det CSV blir referert til) og importerer den til nettstedet eller til CMS som kontrollerer nettstedet. Hvis du jobber i e-handel eller en hvilken som helst nettbutikk, vil du allerede være veldig kjent med disse.
Lag en CSV-fil
Hvis du er en Windows-bruker, vil du sannsynligvis bruke Excel til å lage et regneark. Apple-brukere kan enten bruke Excel eller Numbers. Uansett er prosessen med å lage en CSV-fil lik.
- Populer regnearket ditt med alle data du trenger.
- Velg Fil og lagre som.
- Velg en destinasjon og velg deretter CSV fra 'Lagre som type' nederst i vinduet.
- Velg Lagre.
Så lenge dataene er i riktig format, skal de lagre riktig. Hvis du ser en feil som "Denne filen kan inneholde funksjoner som ikke er kompatible med CSV", betyr dette at det er formatering i dataene som ikke vil bli brukt når du åpner filen. Bare velg Ja for å fortsette å lagre.
Hvis du planlegger å bruke filen i Excel fra nå av, vil det være en god ide å lagre en kopi som en .xls-fil. Dette lar deg utvide dataene til flere sider, legge til formler, formatering og alt det gode du kan gjøre med Excel.
Hvis du bruker tall, kan det hende du må fjerne formatering før du importerer til den.
- Lim inn dataene dine i TextEdit og endre formatet til ren tekst.
- Lagre filen med .csv-filtypen. Endre det manuelt i Finder hvis du ikke kan lagre det som en .csv.
- Åpne numre og åpne filen du nettopp opprettet.
- Hvis formatet er riktig, lagrer du en ny kopi slik at du kan åpne den raskere neste gang.
Så lenge formateringen er riktig og du lagret originalen i ren tekst og ikke RTF, skal arket åpne riktig i tall akkurat som det ville gjort i Excel.
Opprette kompatible CSV-filer
Bortsett fra å sørge for at hvert datapunkt er atskilt med komma, hva må en fullstendig kompatibel CSV-fil ha? CSV er ganske fleksibelt, men å følge noen få logiske regler kan sikre at filen din er kompatibel med det bredeste utvalget av applikasjoner.
- Først og fremst komma. Alle datapunkter må skilles med komma for å være fullt kompatible med de fleste regnearkprogrammer. Du kan bruke en pipe eller fane (fane avgrenset), men ikke alle regneark vil formatere det riktig.
- Bruk separate linjer for hver post. Du kan kjøre en linje så lenge du vil, så lenge det er en enkelt plate. Flere poster skal ha en linje hver.
- Ikke bruk et mellomrom mellom komma. Mens Excel ignorerer plassen, gjør ikke noen eldre regnearkprogrammer det. For maksimal kompatibilitet, ikke legg til det ekstra rommet mellom datapunktet og kommaet.
- Bruk doble anførselstegn hvis et datapunkt inkluderer et eget komma. For eksempel trenger "Chicago, IL" "" for å fortelle regnearket at kommaet mellom Chicago og IL er ment å være der og ikke utgjør en del av formateringen.
- Hvis datapunkter inkluderer doble anførselstegn, trenger de doble doble anførselstegn. For eksempel, "Dave sier at dette produktet er veldig kult" må formateres "" Dave sier at dette produktet er veldig kult "". Dette forteller regnearket å inkludere det indre settet med doble sitater.
Det er mange flere "regler" for å lage kompatible CSV-filer. Du kan finne dem alle her på CSV Wikipedia-siden. Jeg anser disse som de eneste du virkelig trenger å vite om du lager flertallet av flate filer til bruk i regneark eller online.
Har du noen andre tips for å lage CSV-filer? Fortell oss om dem nedenfor hvis du gjør det!
