Hvis du skriver en bok eller et forskningsoppgave, kan det hende du må sette inn en innholdsfortegnelse i begynnelsen. Mange lager manuelt innholdsfortegnelsen, og det er absolutt en måte å gjøre det på. Men en manuelt opprettet tabell tar tid, er gjenstand for formatering av uoverensstemmelser og må oppdateres for hånd hver gang en seksjon i dokumentet endres.
Heldigvis er det en mye enklere måte å håndtere en innholdsfortegnelse hvis du bruker Microsoft Word 2016 for Mac. Word kan ikke bare generere en for deg basert på stiler du har brukt på dokumentet ditt, det kan også oppdatere ting med et klikk på en knapp når dokumentet endres. Ikke mer bruk tiden din på å spore opp og korrekturlese sidetall! Dere har ingen anelse om hvor lykkelig det gjør meg, så la oss dekke hvordan du lager en innholdsfortegnelse i Word 2016 for Mac.
Trinn 1: Legg til stiler i dokumentet
Microsoft Words automatiske innholdsfortegnelse er avhengig av stiler , som er spesielle formater du bruker på dokumentet ditt, slik at Word vet hvilke deler av teksten din som er overskrifter, underoverskrifter, avsnitt og så videre. Derfor er det første trinnet å automatisk generere en innholdsfortegnelse å sørge for at dokumentet ditt har de riktige stilene som er brukt.
For å starte med, velger du det første kapittelet eller overskriften ved å merke det i dokumentet.
Deretter går du opp til Word-verktøylinjen (eller "Båndet", som Microsoft så nydelig har navngitt det), og klikk på Stiler- knappen fra Hjem- fanen. I rullegardinlisten som vises, velger du “Overskrift 1” for å definere den valgte teksten som den første primære overskriften. Merk at hvis Word-vinduet ditt er bredt nok, kan du se stilalternativene som er oppført direkte på verktøylinjen i stedet for “Stiler” -knappen. I dette tilfellet velger du ønsket overskriftstil direkte eller klikker på den lille pilen nedover vendt nederst på listen for å utvide alle stilalternativene.
Hvis dokumentet ditt har underoverskrifter, velger du det første og gjenta trinnene ovenfor, denne gangen velger du "Overskrift 2." Gjenta disse trinnene om nødvendig, og du vil ende opp med noe som skjermbildet nedenfor. Husk at du bruker disse stilene på det faktiske dokumentet, ikke på en manuelt opprettet innholdsfortegnelse du allerede har. I skjermdumpene er teksten utelatt for enkelhets skyld. I det faktiske dokumentet har du avsnitt med tekst mellom hvert kapittel og underoverskrift.
Trinn 2: Lag en innholdsfortegnelse
Når du har lagt til alle ønskede overskrifter og underoverskrifter, plasserer du markøren på stedet der du vil at den automatisk genererte innholdsfortegnelsen skal vises. For eksempel kan det være lurt å sette inn en ny tom side i begynnelsen av dokumentet ( Sett inn> Tom side fra Word-verktøylinjen). Når du er der, klikker du på kategorien Referanser på verktøylinjen.
Helt til venstre i Referanser-fanen ser du en knapp merket Innholdsfortegnelse . Klikk på den for å vise en rullegardinliste over de forskjellige måtene Word kan formatere tabellen for deg.
Klikk på en av stilene for å velge den, og Word vil automatisk generere innholdsfortegnelsen på det stedet du spesifiserte.
Trinn 3: Oppdater automatisk innholdsfortegnelsen
Tabellen opprettet i trinnene ovenfor viser de gjeldende navnene på dine definerte overskrifter og underoverskrifter, sammen med det gjeldende sidetallet for hver. Men her er den store delen av å bruke denne metoden: du kan fortsette med å redigere dokumentet - legge til eller fjerne overskrifter, legge til tekst, endre skrifter og stiler osv. - og når du er ferdig, er det bare å gå tilbake til fanen Referanser og klikke "Oppdater tabell" -knappen (vist med den røde pilen på skjermdumpen nedenfor).
Word vil umiddelbart oppdatere innholdsfortegnelsen for å gjenspeile alle endringene, inkludert de oppdaterte sidetallene for hver oppføring. Bare husk å fortsette å bruke overskriftsstiler når det er nødvendig når du endrer dokumentet, og du trenger aldri å bekymre deg for at kapittel eller sidetall ikke samsvarer med innholdsfortegnelsen. Kjekk! Jeg må innrømme at jeg ikke er den største fan av Word, kraftig selv om det er, men jeg liker denne funksjonen mye.
