Slette filer i Google Dokumenter bør ikke være en oppgave, men det er ikke umiddelbart hvordan du gjør det uten å være slitsomt å slette enkeltdokumenter eller utvalgte sett med dokumenter.
Noen ganger kan du finne deg selv å stirre på en fullstendig liste over filer du enten ikke vil ha, ikke trenger eller bare ikke har nok plass til.
Personlig er det ikke uvanlig at listen over Google Dokumenter viser horder med navngitte filer, duplikater og delte dokumenter som ikke lenger blir arbeidet med.
Og etter en stund vil alle disse dokumentene gjøre noe mer Google Drive, slik at du blir uorganisert, tråkker på produktiviteten din og øker stressnivået.
Så hvordan kan du gjøre å slette alle disse uønskede filene? Er det filer som er verdt å oppbevare, og av de du har valgt å slette, er de virkelig borte?
Frykt ikke, for alle spørsmål vil bli besvart i rett tid. Jeg begynner med den grunnleggende prosedyren for å slette filer og gå videre derfra. Følg gjerne med.
Du vil finne at Google Drive vil være nyttig for deg i denne prosessen, så det vil være en fordel at du lærer å bruke Google Drive godt.
Slette flere filer på en gang
Hurtigkoblinger
- Slette flere filer på en gang
- Slik sletter du filer på Google Disk:
- Arkivere / skjule eldre delte Google-dokumenter og malgalleriet
- Slett revisjonshistorikken
- Tømme papirkurven (Permanent sletting)
- Overfør filseierskap
- File Shredder (alle filer er slettet)
- Slett en individuell fil
Tittelen kan kanskje si 'flere', men jeg kommer til å dekke tilnærmingen som brukes til å slette individuelle filer også. Slik sletter du en enkelt fil fra listen med oppblåst Google Docs:
- Mens du er i Google Docs, velger du filen du vil slette og venstreklikker på menyikonet (indikert med tre vertikale prikker) for den filen.
- Velg Fjern for å fjerne det fra listen fra alternativene gitt i popup-vinduet.
- En dialogboks vises mot bunnen av skjermen som indikerer at den prøver å skjule dokumentet fra visningen. Når det er fullført, vil du merke alternativet Angre i dialogboksen, så vel som dokumentet som er borte fra listen.
Siden Google Docs ikke var ment for å organisere dokumentene dine, kan du ikke slette flere filer samtidig. I stedet må du ta turen til Google Drive.
Slik sletter du filer på Google Disk:
- Trekk opp listen over lukkede filer.
- Venstreklikk på en fil du vil slette. Hvis dette er den eneste filen du vil slette, kan du klikke på papirkurv- ikonet øverst til venstre eller høyreklikke på filen og velge Fjern på menyen.
- For å slette flere filer, etter å ha venstre-klikket på den første filen, hold CTRL- tasten nede og venstre-klikk på hver av de gjenværende filene du vil slette. Fortsett å gjøre dette til alle filene er valgt. Hvis filene du vil slette er plassert fortløpende, kan du holde Shift- tasten nede etter å ha valgt den første filen og deretter klikke på den siste filen i kjeden du vil fjerne.
- Når alle filene er valgt, høyreklikker du på en av dem og velger Fjern fra menyen eller klikker på Papirkurv- ikonet øverst til høyre i vinduet.
Alle filer som ble valgt blir nå flyttet til papirkurven .
Arkivere / skjule eldre delte Google-dokumenter og malgalleriet
Hvis du synes funksjonaliteten mellom Google Docs og Google Drive er litt forvirrende, er du sannsynligvis ikke den eneste.
Google vil at vi skal bruke Google Drive som vår valgte nettleser og bruke den direkte for å åpne og opprette Google Dokumenter. Men strukturen til Google Docs viser en fin visning av dokumentminiatyrbilder, det er vanskelig å ville gi opp det.
Du kan se alle dine egne dokumenter så vel som de som er blitt delt med deg. Skjønt, du kan også legge merke til at noen ganger noen av disse delte dokumentene ikke lenger er aktive og bare tar plass sammen med de som fremdeles er aktive. Så hvordan kan du skille dem slik at det ikke bare er et virvlete rot av aktive og inaktive miniatyrbilder?
Vel, det er måter du kan rydde opp i litt med de irriterende delte dokumentene.
Hvis det også gjør det visuelt mer tiltalende for deg å miste mallisten, kan du gjøre det ved å åpne menyen (angitt av tre vertikale prikker) som ligger til høyre for ordene 'TEMPLATE GALLERY' og velge Skjul maler .
Hvis du når som helst vil ha dem tilbake, må du gå inn på Innstillingene dine (menyen vises øverst til venstre med tre stablede horisontale linjer) og krysse av for "Vis nyere maler på startskjermbildene".
Tilbake til det virkelige rotet, legg merke til rullegardinmenyen som viser som "Eid av noen":
- Klikk for å åpne den og velg “Ikke eid av meg”. Google-dokumentene dine vil nå bare vise de dokumentene som er blitt delt med deg.
- Høyreklikk på miniatyrbildet til et dokument du vil skjule eller arkivere, og velg Fjern fra hurtigmenyen.
Du kan ikke slette delte dokumenter der du ikke er eier, men denne metoden vil fjerne dem synlig fra Google Dokumenter-listen din. Selve dokumentet vil forbli uforstyrret for de som fremdeles velger å få tilgang til det.
Slett revisjonshistorikken
En funksjon i Google Drive er at revisjoner av dokumentene dine lagres automatisk uten at du trenger å gjøre noe. For å se versjonslisten, kan du trykke ALT + CTRL + G samtidig. Selv om denne funksjonen er utrolig nyttig hvis du noen gang planlegger å gå tilbake til en tidligere versjon av et dokument eller bare vil se gjennom endringene som er gjort, kan det hende du ikke vil at andre nysgjerrige øyne skal se den.
Som standard vil alle versjonshistorikk etter 30 dager slette seg automatisk. Imidlertid kan dette være for lang ventetid for noen. Det eneste alternativet som er igjen er å tvinge Google Drive til å slette revisjonshistorikken umiddelbart, og for å gjøre det krever at du lager en kopi av det dokumentet.
Det du trenger å gjøre er:
- Logg deg på Google Drive og høyreklikk på dokumentet hvis revisjonshistorikk du vil bli slettet.
- Velg Lag en kopi fra popup-menyen.
- Når en kopi er laget, velger du Fjern det nylig kopierte dokumentet (ikke kopien), eller velg dokumentet og klikk på papirkurv-ikonet øverst til høyre. Dette vil ikke bare fjerne dokumentet, men også revisjonshistorikken.
- Deretter høyreklikker du på kopien av dokumentet du nettopp har slettet og velger Gi nytt navn på hurtigmenyen. Gi nytt navn til dokumentet til originaltittelen, eller gi det et nytt, og klikk deretter OK .
- For å bekrefte, åpne dokumentet og klikk “File”. Velg "Se revisjonshistorikk" fra menyen og se at det ikke er mer revisjonshistorikk for dokumentet.
Tømme papirkurven (Permanent sletting)
Så langt har du bare fjernet filer og dokumenter fra visningen. For å slette en fil eller filer permanent, må du gjøre en liten søppeldykking. Når en fil er blitt slettet permanent, vil alle du har delt filen med miste tilgangen til den.
Hvis du har en delt fil (som du eier) som har betydning for dem den er delt med, kan du overføre eierskapet til dem på noen få enkle trinn.
Overfør filseierskap
Alle andre du har delt en mappe eller fil med kan kreve eierskap hvis du er villig til å gi fra deg den. Slik gir du bare eierskap til en fil til en delt part:
- Gå til Google Drive og velg mappen for overføring av eierskap. Hvis du vil velge flere mapper, holder du nede CTRL- tasten mens du velger hver eller holder nede Shift hvis filene er fortløpende justert.
- Klikk på Del- ikonet øverst til høyre (angitt av en personsilhuett med en '+')
- Klikk på Avansert i nedre høyre hjørne av popup-vinduet.
- Til høyre for den fremtidige eierens navn, klikker du på ikonet med pil ned og endrer det til "Er eier".
- Klikk på Lagre endringer for at overføringen skal tre i kraft.
Du kan fremdeles redigere mappen selv etter overføring av eierskap. Den nye eieren kan bestemme om tilbakekalling av tilgang eller ikke. Du kan nå slette mappen fra Google Drive-listen mens du lar den være trygge hos den nye eieren.
File Shredder (alle filer er slettet)
Slik sletter du alle filer for godt:
- Mens du er i Google Drive, i søppelmenyen velger du Papirkurv .
- Kontroller at alle filene i listen er de du vil fjerne.
- Klikk på Tøm søppel for å slette alle elementene i listen permanent.
Slett en individuell fil
Hvis du heller bare vil slette et enkelt element fra listen:
- Mens du er i Google Drive, i søppelmenyen velger du Papirkurv .
- Klikk på den målrettede filen og velg Slett for alltid .
Bye-bye-fil!
Etter at du har sagt bye-bye-fil, kan du tenke at det er et godt tidspunkt å lære å bruke Google Docs og Google Drive mer effektivt enn du gjør nå. Begynn med å lese noen relevante TechJunkie-artikler som disse:
- OneDrive vs Google Drive vs Dropbox - Hvilken er best?
- Slik angir du en utløpsdato for en Google Drive-fil / -link
- Slik dupliserer / kopierer du en mappe i Google Drive
- Hvordan skjule filer i Google Drive
Har du noen tips eller triks for å slette Google Dokumenter eller for generelt å holde dine dokumenter organisert? I så fall, vennligst legg igjen en kommentar nedenfor!
