Å sende en e-post for tidlig eller ved en feiltakelse kan være en tøff opplevelse.
Se også vår artikkel Hvordan videresende en e-post automatisk i Outlook
Se for deg å sende sjefen din det hovne, vanvittige og pulserende øyeblikksbildet av den nylig sårede stortåen (som burde blitt sendt til vennen din), med en overskrift: 'Dude, se på denne onde gutten!' Du kan også tenke deg å skrive et jobbforslag, og deretter sprø meldingene sjenerøst med en serie ekle skrivefeil som får deg til å se ut som en analfabeter og deretter fraværende å klikke på send-knappen! Tøffe ting, faktisk.
Noen ganger kan e-postbasert kommunikasjon virke som en mini PR-katastrofe som venter på å skje. Hvis du er så klønete som vi er, og har en tendens til å ødelegge bildet ditt i løpet av sekunder ved å sende dårlig gjennomtenkte e-postmeldinger, ikke bekymre deg, for det er håp der i horisonten.
Det er Microsoft selv som kommer oss til å redde denne gangen, og de smarte menneskene der borte gjør det ved å tilby oss en funksjon i Outlook (meldingstiltingsprogrammet) som kan reversere sending av e-post, eller i det minste utsette det !
, viser vi deg hvordan du kan høste fordelene av denne ærlig monumentale funksjonen og dermed redde ansiktet ditt i mange en potensielt pinlig situasjon i fremtiden. Vi vil også forklare hvordan du aktiverer selve funksjonen. (Ikke akkurat kjernefysisk vitenskap, men det fortjener fortsatt noen forklaring.)
Hvordan fungerer systemet da?
Først av alt, la oss ta kontakt med elefanten i rommet: Outlook's system opphever egentlig ikke de sendte meldingene så mye som, vel, utsetter sendingen med et par minutter. Nå kan denne hendelsesvegen få deg til å tenke at den nevnte funksjonen er ganske mangelfull, eller faktisk, helt ubrukelig, men bære med oss her noen få øyeblikk.
Vurder dette.
En god del av dårlig konstruerte e-postmeldinger blir sendt på grunn av banale uoverensstemmelser som vanlig utålmodighet eller en uklar finger som ikke kan vente med å klikke "send" -knappen. Derfor kan en funksjon som forsinker sendingen av meldingen et par øyeblikk, være en viktig ressurs i det katastrofeforebyggende arsenal, så å si!
Hvis du er for lat til å sjekke grammatikken, tegnsetting eller om det du nettopp har sammen, til og med er fornuftig, vil Outlook 'angre send' -funksjonen sikre din sikkerhet. Det er som en av disse appene som ringer inn en drosjesjåfør for å kjøre bilen din og deg selv i den hjem i tilfelle du er for full til å gjøre det selv.
Husk at du fortsatt må klikke på noen få knapper for å ringe. På samme måte som denne mekanikeren, vil Outlook til slutt sende meldingen, uansett hvor fryktelig satt sammen det tilfeldigvis er. For å utnytte denne funksjonen godt, ikke glem å utføre en rask kvalitetskontroll av innholdet i meldingen før den blir sendt for godt.
Tilgjengelighet "Undo Send"
'Ah, men det er utsatt Send , men er det ikke?' Ja, du vet hva vi mente. Vi bruker de to begrepene om hverandre. Saken er at så attraktiv som denne funksjonen kan komme over er ikke tilgjengelig i alle versjoner av Outlook.
For å være presis kan du bare bruke alternativet 'angre send' i versjonene 2010, 2013 og 2016 - så de nyere. Når det gjelder de eldre, ser det ut til å være en måte å bruke det på, men det ser ut til å være strødd med vanskeligheter, tøff logistikk og ren elendighet til tider. For at de gamle versjonene skal fungere, må du ha en Microsoft Exchange-konto.
På den plattformen må administratoren slå på funksjonen, men selv da fungerer den bare for menneskene i organisasjonen. For å gjøre hele fiestaen enda morsommere, er det et annet alternativ som gjør at enkeltpersoner i teamet kan forby deg å huske meldinger som er sendt direkte til dem. Det er et rot.
Uansett, hvis du har fått de nyere versjonene - er du god til å gå. Hvis ikke - tøff hell.
Slik setter du det opp - en dybdeklar forklaring av en ganske enkel prosedyre
1. Klikk først på Fil-fanen for å utvide den. Når du har fått full oversikt over kontoinformasjonen, klikker du på Regler og varsler. Dette tar deg til et avsnitt der du kan administrere de gamle reglene og opprette en ny.
2. Klikk på knappen Ny regel og vent til veiviseren starter. Dette kan ta noen få øyeblikk, men vil trolig starte nesten umiddelbart.
3. Når veiviseren er oppdatert, må du huske å klikke Bruk regel på meldinger jeg sender, en linje du finner under 'Start fra en tom regel'. Merk at det også er et alternativ for å aktivere denne funksjonen for innkommende meldinger.
4. Klikk Neste og deretter Ja for å bruke den nye regelen du nettopp har laget. Dette vil føre deg til neste fase av å lage dine egne midler for å holde potensielt useriøse meldinger i sjakk.
5. Neste trinn handler om å velge hvor mye tid du trenger å bearbeide og skumme over det du har skrevet. I neste popup kaster veiviseren deg, sjekk utsett levering med et antall minutter. Etter at du har gjort det, kommer det en liten popup der du kan angi verdien du liker. (For eksempel 5 eller 10 minutter)
6. Når du har satt verdien til din smak, klikker du på OK og deretter på Neste-knappen for å markere begynnelsen av et nytt kapittel i Outlook-veiviserprogrammet! (Det er bare å navngi hele greia. Etter det er programmet over for alle hensikter, egentlig.)
7. Som en fin fin slags, bruk nomenklaturlige talenter til god bruk og kom med et navn på den nye regelen. (Forsikre deg om at Slå på denne regelen er merket av forresten.) Etter det, sjekk at du ikke har fått navnet til regelen til å høres dårlig ut, klikk på Finish, et voila- du har fått deg et helt nytt Outlook regel å ringe dine egne!
Konklusjon
Alt i betraktning ser Microsofts melding-utsatte tillegg til Outlook-plattformen ut til å være en brukervennlig og human funksjon som kan spare deg for mye flau når det kommer til kommunikasjon via e-post. Tommelen opp, glatt! Fra vår side håper vi at du fant denne artikkelen nyttig, og ønsker deg mange en lystig 'feilfri e-postutveksling i fremtiden.
