Hvordan skjule Excel-feil med if- og iserror-funksjonene

Microsoft Excel er et kraftig og allsidig regnearkprogram som er flott for å spore og administrere alt fra bedriftsbeholdning, til småbedriftsbudsjetter til personlig egnethet. En av fordelene med Excel er at du kan sette opp formler på forhånd som automatisk oppdateres når du legger inn nye data. Noen formler er dessverre matematisk umulige uten de nødvendige data, noe som resulterer i feil i tabellen din, for eksempel # DIV / 0!, #VALUE !, #REF !, og #NAME ?. Selv om det ikke nødvendigvis er skadelig, vil disse feilene vises i regnearket ditt til de er korrigert eller til de nødvendige dataene er lagt inn, noe som kan gjøre den generelle tabellen mindre attraktiv og vanskeligere å forstå. Heldigvis kan du i det minste i tilfelle manglende data skjule Excel-feil med litt hjelp fra IF- og ISERROR-funksjonene. Slik gjør du det.
Vi bruker et lite regneark for sporing av vekttap som eksempel på typen tabell som vil produsere en beregningsfeil (beregning av vektnedgangsprosent) mens vi venter på nye data (påfølgende innveier).

Eksempelet regneark venter på input i Vekt- kolonnen og oppdaterer deretter automatisk alle andre kolonner basert på de nye dataene. Problemet er at kolonnen Prosent tapt er avhengig av en verdi Endring, som ikke har blitt oppdatert på ukene der vekten ennå ikke er lagt inn, noe som resulterer i en # DIV / 0! feil, som indikerer at formelen prøver å dele med null. Vi kan løse denne feilen på tre måter:

1. Vi kan fjerne formelen fra ukene der ingen vekt er lagt inn, og deretter legge den til manuelt i hver uke. Dette vil fungere i vårt eksempel fordi regnearket er relativt lite, men ikke ville være ideelt i større og mer kompliserte regneark.
2. Vi kan beregne tapte prosent ved å bruke en annen formel som ikke deler med null. Igjen, dette er mulig i vårt eksempel, men det er ikke alltid det avhenger av regnearket og datasettet.
3. Vi kan bruke ISERROR- funksjonen, som når vi kobler til en IF- setning, lar oss definere en alternativ verdi eller beregning hvis det første resultatet gir en feil. Dette er løsningen vi viser deg i dag.

ISERROR-funksjonen

I seg selv tester ISERROR den angitte cellen eller formelen og returnerer "true" hvis resultatet av beregningen eller verdien av cellen er en feil, og "falsk" hvis den ikke er det. Du kan bruke ISERROR ganske enkelt ved å legge inn beregningen eller cellen i parentes etter funksjonen. For eksempel:

ISERROR ((B5-B4) / C5)

Hvis beregningen av (B5-B4) / C5 returnerer en feil, vil ISERROR returnere "true" når den er parret med en betinget formel. Selv om dette kan brukes på mange forskjellige måter, er den uten tvil mest nyttige rollen når den er parret med IF-funksjonen.

IF-funksjonen

IF-funksjonen brukes ved å plassere tre tester eller verdier i parentes atskilt med komma: IF (verdi som skal testes, verdi hvis sann, verdi hvis falsk). For eksempel:

IF (B5> 100, 0, B5)

I eksemplet over, hvis verdien i cellen B5 er større enn 100 (som betyr at testen er sann), vil en null vises som celleverdien. Men hvis B5 er mindre enn eller lik 100 (som betyr at testen er falsk), vil den faktiske verdien av B5 vises.

IF og ISERROR kombinert

Måten vi kombinerer IF- og ISERROR-funksjonene er ved å bruke ISERROR som test for en IF-setning. La oss ta et eksempel på vekttap-regnearket. Årsaken til at celle E6 returnerer en # DIV / 0! feil skyldes at formelen forsøker å dele den totale vekten tapt av den forrige ukens vekt, som ennå ikke er tilgjengelig i alle uker, og som faktisk fungerer som å prøve å dele med null.
Men hvis vi bruker en kombinasjon av IF og ISERROR, kan vi be Excel om å ignorere feilene og bare legge inn 0% (eller hvilken verdi vi ønsker), eller bare fullføre beregningen hvis ingen feil er til stede. I vårt eksempel kan dette oppnås med følgende formel:

IF (ISERROR (D6 / B5), 0, (D6 / D5))

For å gjenta, sier formelen over at hvis svaret på D6 / D5 resulterer i en feil, så returnerer du en verdi på null. Men hvis D6 / B5 ikke resulterer i en feil, kan du ganske enkelt vise løsningen på den beregningen.

Med den funksjonen på plass, kan du kopiere den til alle gjenværende celler, og eventuelle feil blir erstattet med nuller. Når du legger inn nye data i fremtiden, vil de berørte cellene imidlertid automatisk oppdatere til de riktige verdiene fordi feiltilstanden ikke lenger er sann.

Husk at når du prøver å skjule Excel-feil, kan du bruke omtrent hvilken som helst verdi eller formel for alle tre variablene i IF-setningen; det trenger ikke å være et null eller et helt tall som i eksempelet vårt. Alternativer inkluderer å referere til en helt egen formel eller sette inn et blankt område ved å bruke to anførselstegn (“”) som din “sanne” verdi. For å illustrere, vil følgende formel vise et tomt område i tilfelle en feil i stedet for en null:

IF (ISERROR (D6 / B5), "", (D6 / D5))

Bare husk at uttalelser fra IF raskt kan bli lange og kompliserte, spesielt når de er sammenkoblet med ISERROR, og det er lett å plassere parenteser eller komma i slike situasjoner. Nylige versjoner av Excel-fargekodeformler når du skriver dem inn for å hjelpe deg med å holde rede på celleverdier og parenteser.