Hvis du samarbeider om prosjekter eller bruker en delt Google Drive, kan det være ting du enten ikke vil dele eller bare vil dele med bestemte personer. Mens kontrollene over lagret innhold er grunnleggende, er det måter å skjule filer på Google Drive. Det er også måter å kontrollere hvem som har tilgang til hva. Jeg viser deg nøyaktig hvordan du kontrollerer hva som kan gjøres med filer i Google Drive.
Se også artikkelen vår Slik viser du mappestørrelse for Google Drive-mapper
Uten tvil, hvis du ikke vil at andre skal se filene dine i Google Drive, vil du ikke laste dem opp. Imidlertid, hvis du kjører flere prosjekter fra Drive eller vil at forskjellige personer skal kunne se forskjellige filer, er det nødvendig med litt styring.
Skjul filer på Google Drive
Det er tre måter jeg vet om for å kontrollere hvem som ser hva i Google Drive. Du kan bruke en Chrome-utvidelse til å lage skjulte filer. Du kan skille arbeid i mapper i Google Drive og bare dele det som er forhåndsbetydet, eller du kan bruke en løsning og versjonskontroll for å finpusse individuelle filer.
Jeg viser deg alle tre metodene.
Chrome-utvidelsen for å skjule filer i Google Drive
Jeg bruker ikke Chrome, men mange mennesker gjør det, og noen bruker en utvidelse som heter Hidden Folder for Drive, Cloud USB. Det ble foreslått for meg av noen som har brukt det i et par år og kommer godt med det. Utvidelsen gir muligheten til å skjule filer eller gjøre dem private i Google Drive, og kan være nyttige i denne situasjonen.
Det integreres i Google Drive og gir deg muligheten til å merke mapper som private eller skjule dem helt. Hvis du vil beskytte bestemte mapper mens du gir tilgang til andre, er dette en måte å gjøre det på.
Skill arbeidet i mapper i Google Drive
Hvis du ikke vil bruke en utvidelse, kan du bruke organisasjon til å skille arbeid i mapper og deretter kontrollere hvem som får tilgang til mappene. Hvis du sjonglerer flere ansatte eller personer med tilgang til filene dine og vil sikre at hvert forblir atskilt, kan du bruke denne metoden.
Alt du gjør er å gi tilgang til individuelle mapper til dem du vil gi tilgang. Da er de andre mappene i Google Drive ikke synlige for dem, så forblir skjult. Du kan også gi tilgang til filer i en begrenset periode for litt ekstra kontroll.
Gjør dette for å dele en fil med bestemte personer:
- Åpne Google Drive og velg filen eller mappen du vil dele.
- Høyreklikk på mappen og velg Del.
- Skriv inn e-postadressen til personen eller personene du vil dele med.
- Velg blyantknapp til høyre for å tillate lese / skrive eller skrivebeskyttet tilgang.
- Velg Avansert nederst til høyre og sørg for at Av - spesifikke personer er aktivert under Koblingsdeling. Velg Lagre hvis du har gjort endringer.
- Merk av i ruten ved siden av 'Hindre redaktører fra å endre tilgang og legge til nye mennesker' hvis andre har administratoradgang til Google Disk.
- Del filen eller mappen via e-postinvitasjonen.
Personene du inviterer vil kunne se filen du deler i Google Drive, men ingenting annet, noe som er det samme som å skjule en fil.
Hvis du vil tidsbegrense tilgang til Google Drive-eiendelene dine, kan du:
- Gå til Del-vinduet som ovenfor.
- Velg Avansert og hold musepekeren over personen du deler med, men vil begrense.
- Velg Angi utløp når det vises mens du holder musepekeren.
- Angi et tidspunkt i Access Expires and Save.
Bruk versjonskontroll for å skjule filer i Google Drive
En fin ting med Google Drive er versjonskontroll. Dette er avgjørende i enhver virksomhetsmiljø. Det heter 'Managed Versions' og er som standard aktivert i Google Drive. Det er en finjustering du kan bruke til å skjule filer ved å bruke Managed Versions hvis du ikke vil organisere stasjonen som ovenfor.
- Lag en tom tekstfil på datamaskinen din og kall den noe.
- Høyreklikk på filen du vil skjule i Google Drive, og velg Administrer versjoner.
- Velg Last opp ny versjon og last opp den tomme tekstfilen.
- Gi nytt navn til filen du vil skjule til noe helt annet.
Denne metoden er ikke så nyttig i en virksomhetsinnstilling, men kan være greit å dele filene dine med venner. Ulempen er at Google Drive bare beholder tidligere versjoner i 30 dager. Det betyr at du må lagre den forrige versjonen et sted og gjenta prosessen hver måned, ellers blir filen du skjuler slettet.
Google Drive gjør det faktisk enkelt å skjule filer eller kontrollere nøyaktig hvem som kan få tilgang til dem, når og hvor lenge. Vet du om andre måter å skjule filer på Google Drive? Fortell oss nedenfor hvis du gjør det!
