Microsoft Excel har dominert regnearkmarkedet i mange år. Forretnings- og hjemmebrukere stoler begge på Excel for å organisere og analysere dataene sine. Enten for sjekklister, budsjetter og økonomiske poster, grafer eller andre datasett, gjør Excel det enkelt å organisere informasjonen. Det var alternativer til lavere priser, og til og med i noen tilfeller gratis - men hvis du ønsket det kraftigste regnearkprogrammet som du kunne tenke deg, ville du bruke Microsoft Excel.
Se også vår artikkel Slik fjerner du duplikater i Google Sheets
I 2006 begynte imidlertid et annet alternativ å ta form. Det var da Google rullet ut ark, som en del av sin nettbaserte kontorpakke for tekst, regneark og presentasjoner. Utviklingsprosessen fortsatte i mange år, og nå har Sheets - selv om det fortsatt ikke er en pund-for-pund-kamp for Excel - en stor prosentandel av Excels standardfunksjonalitet. Ark koster ikke brukerne sine hundrevis av dollar å kjøpe - faktisk er det helt gratis. Selv om det ikke er et perfekt produkt, trenger den som leter etter et solid regnearkverktøy på forbrukernivå virkelig ikke å se lenger enn til Google Sheets. Ark kan ikke gjøre alt som Excel kan gjøre, men oddsen er at du faktisk ikke trenger det for å gjøre alt Excel kan gjøre. Hvis Sheets gjør alt du trenger å gjøre, trenger du ikke kjøpe Excel.
Sannheten er imidlertid at Sheets fremdeles har mange begrensninger, og noen ting som er trivielle i Excel er litt mer arbeid i Sheets. Du har sannsynligvis fått et problem der du tilfeldigvis legger dupliserte oppføringer til regnearket. Tross alt, jo mer data du legger til, jo mer sannsynlig er det at du ved en tilfeldighet setter inn dupliserte data i et regneark, noe som kan kaste bort datasettet du har jobbet så hardt for å sette sammen. Det er ille nok, men den verste delen kommer senere når du prøver å se over arbeidet ditt. Siden regneark kan være lange dokumenter, blir det vanskelig å oppdage og fjerne duplikater etter hvert som tiden går, noe som fører til beregningsfeil i arbeidet ditt uten en åpenbar kilde for hvor problemet kommer fra.
Heldigvis har vi funnet flere forskjellige metoder for å fremheve duplikater i Google Sheets. Det er viktig at metoden vår ikke automatisk fjerner duplikatinformasjon, da ikke alle duplikatene er feil. Men hvis det bare er uthevet, kan du bestemme hvilke som ikke trenger å være der selv, uten å måtte kamme gjennom hele regnearket., Jeg skal vise deg noen forskjellige måter å fremheve eller fjerne dupliserte data i Ark.
Siden vi vil at Google Sheets automatisk skal fremheve informasjonen vår for oss, bruker vi en formel for å fortelle Sheets om å bringe frem og fremheve spesifikk, unik informasjon. Det er faktisk to måter å tvinge ark til å fremheve kopiert informasjon: den første fremhever all duplisert informasjon for manuell bekreftelse, mens den andre vil kopiere unike celler til en valgt kolonne, slik at du kan sjekke for forskjeller og slette der det er nødvendig.
Metode 1: Uthev duplikater med farger
Så langt det er mulig å identifisere feil i regnearkene dine, er det å bruke fargehøydepunkter for å sette søkelys på all informasjon som er lagt inn feil, den mest åpenbare og mest synlige veien å gå. Ved å fremheve informasjon er det lett å identifisere feilene veldig raskt, siden du ganske enkelt kan løpe ned listen over innhold du trenger å identifisere. Vi bruker et rødt høydepunkt i dette trinnet for å identifisere duplikatinnholdet vårt, siden rødt fanger øyet (spesielt sammenlignet med det vanlige hvite og grå fargeskjemaet for ark) og er den universelle fargen for feilmeldinger.
Start med å åpne Sheets-filen du vil sjekke. Du vil forsikre deg om at informasjonen din er godt organisert av både kolonne og rad, for enkelt å sjekke innholdet i dokumentet. ikke nødvendig å gjøre ditt eget arbeid vanskeligere. Nå markerer du kolonnen du vil sortere øverst i dokumentet, og velg Formater i toppmenyen i dokumentet. Velg “Betinget formatering” fra listen over alternativer i denne menyen, og en alternativ meny vises på høyre side av displayet. I denne menyen velger du området ved å bruke de korresponderende bokstav- og tallkombinasjonene (for eksempel A1 til A76).
Når du har valgt innholdet ditt, endrer du "Formater celler hvis" til "Egendefinert formel er" i rullegardinmenyen og skriver inn eller lim inn følgende uten anførselstegn: "= countif (A: A, A1)> 1" i boksen under menyen. Dette vil fullføre formelen for innholdet ditt. Når dette er angitt, endrer du formateringsstilen for å fremheve innholdet med rødcelle bakgrunn, og klikk på ferdig ikonet på menyen. Regnearket vil nå utheve duplikatcellene dine med rødt, og du kan skanne utvalget for eventuelle duplikater. Forsikre deg om at eksisterende duplikater er riktige, og slett deretter de som ikke er det. Lukk formateringsmenyen, og du kan gjenopprette normal farge til cellene.
Metode 2: Kopier bare unike celler
Alternativt, hvis du heller vil sortere rå data automatisk, kan det bare være nyttig å kopiere bare unike celler i stedet for duplikatcellene for rask sortering og filtrering. Hvis du er sikker på at informasjonen din er riktig, og du heller bare vil fjerne den dupliserte informasjonen du ikke trenger, bør du prøve denne metoden i stedet.
Som med det siste trinnet, start med å åpne dokumentet du ønsker å sortere i Google Sheets. Uthev kolonnen du ønsker å redigere. Når du har markert cellen, klikker du på en tom celle øverst i en tom kolonne for å sikre at informasjonen din blir flyttet til siden av diagrammet. Denne kolonnen vil bli brukt til å vise resultatene av din sortering og formel nedenfor. Nå, øverst i dokumentet i innmatingsboksen med formel, skriver eller lim inn følgende uten anførselstegn: “= UNIK ()”. Denne formelen forteller ark om å bare kopiere og vise unike celleinnganger, og ignorere all informasjon som kopierer eller dupliserer andre celler. Innenfor parentesen til formelen ovenfor, må du huske å skrive inn cellekoordinatene ved hjelp av standard regnearkmetoden (for eksempel å skrive (A1: A75) vil skanne all informasjonen fra kolonne A rad 1, til kolonne A rad 75). Når du har lagt inn den nye informasjonen, trykker du på enter for å flytte de nye dataene til kolonnen du utpekte tidligere. Når dette er fullført, kan du enten sjekke manuelt eller importere dataene til arbeidsområdet ditt.
Metode 3: Bruke et tillegg
Vi må merke oss at det er et antall plugins som er tilgjengelige for bruk med Google Sheets online via Chrome Web Store, inkludert et verktøy for å fjerne dupliserte dataoppføringer automatisk fra dokumentet. "Fjern duplikater" er et passende navnverktøy som tilbys av utvikleren, som lar deg raskt finne duplikater gjennom et helt ark eller ved å søke opp til to kolonner samtidig. Du kan flytte, slette og fremheve resultater, akkurat som du kan med formeloppgavene ovenfor, selv om denne prosessen er langt mer automatisert enn vi har sett tidligere, så husk det hvis du vil ha mer kontroll over prosessen. Verktøyet inneholder to veiviseroppsett som lar deg både finne og slette duplikater eller unike kvaliteter fra dokumentet, noe som gjør det enkelt å spore informasjonen mens du går.
Totalt sett kan det å bruke et veiviserverktøy for å finne informasjonen din være verdt det på lang sikt for brukere som stadig ser etter duplikater i regnearkene og forståelig nok heller vil bruke tiden på å gjøre noe annet, men brukere som bare trenger å sjekke en gang eller to ganger hver par måneder kan det være bedre å bare bruke formelverktøyene ovenfor for å identifisere informasjonen manuelt. Når det er sagt, har Remove Duplicates en solid rating på Chrome Nettbutikk, med sterke anmeldelser og et aktivt utviklingsteam som svarer på kritikk og klager. Totalt sett er det et godt valg hvis du ønsker å finne en mer strømlinjeformet måte å sortere innholdet og finne duplikater i et regneark.
Metode 4: Bruke verktøyet Fjern duplikater
Husker jeg at jeg snakket ovenfor om hvordan Google fortsetter å rulle ut nye funksjoner for å øke kraften til ark? Vel, siden denne artikkelen opprinnelig ble skrevet, har de faktisk lagt til et fyldig verktøy for å fjerne duplikater til kjernepakken. Det er et veldig enkelt verktøy å bruke, og jeg vil lede deg gjennom det. La oss ta et typisk regneark, med en liste over brettspill … og hvis du leser nøye, vil du se at jeg har lagt et par duplikater på listen.
For å bruke verktøyet, er alt vi trenger å gjøre å velge dataområdet der vi ønsker å duplisere. Merk at vi kan velge rader eller kolonner fritt; Hvis vi inkluderer Pris-kolonnen, vil Fjern dupliseringsfunksjonen se på både Tittel og Pris for å bestemme om en rad er en duplikat eller ikke. Når dataområdet er valgt, går du til Data-> Fjern duplikater. Godta standardverdiene i dialogene, og voila - dedupliseringen gjøres automatisk.
Metode 5: Bruk en pivottabel for å finne dupliserte rader
Ark implementerer et komplett sett med PivotTable-funksjonalitet, som er et veldig praktisk verktøy for å se nærmere på data. Å bruke en pivottabel vil ikke automatisk slette duplikatradene. snarere vil det gi en oversikt over hvilke rader som har duplikater, slik at du manuelt kan se på dataene dine og se hva, om noe, har gått galt. Å lage en pivottabel er litt mer involvert enn de andre metodene jeg har vist deg, men det er verdt å vite hvordan du gjør det, og jeg vil lede deg gjennom det.
Velg først alle tabelldataene, og gå deretter til Data-> Pivot Table.
Du kan justere dataområdet her hvis du ønsker det, samt bestemme hvor PivotTable skal gå. Jeg legger den inn i et nytt ark og godtar rekkevidden jeg allerede ga det. Når vi treffer “Opprett”, vil en tom pivottabel åpne ved innsettingspunktet… men en tom pivottabel gjør oss ikke noe bra. Vi må fortelle den hvilken informasjon vi skal analysere.
Vi skal velge "Legg til" ved siden av rader, og legge til raden "Tittel". Så under Verdier, skal vi velge "Legg til" og velge "Tittel" igjen, og deretter godta COUNTA-funksjonen som standard. (Hvis vi lette etter dupliserte numeriske data, ville vi brukt COUNT; COUNTA er for å telle tekstfelt.)
Så snart vi gjør disse valgene, oppdateres PivotTable automatisk, og nå kan vi se det endelige resultatet.
Legg merke til at COUNTA-kolonnen har antall ganger hver tittel vises. Det er en for de fleste av titlene, men Axis & Allies og Castle Risk viser begge to. Dette betyr at det er to forekomster av hver av disse titlene i diagrammet. Som du kan se er PivotTable-metoden litt mer involvert, men den gir deg også en spesifikk rapport om hvor duplikatene dine er å finne, noe som kan være veldig nyttig for å gjøre dataanalyse.
***
Regneark er ofte ganske mer komplisert enn lignende dokumenter laget i Google Docs eller i Microsoft Word. Fordi de er bygd for å håndtere organiserte data, er det viktig å sørge for at innholdet ditt til enhver tid er nøyaktig. Å holde en duplisert celle i filene dine kan virkelig forårsake noen alvorlige problemer med dataene dine hvis du ikke er forsiktig, spesielt når du prøver å sortere finansiell informasjon i et nyttig regneark. Det kan være vanskelig å prøve å finne den feilaktige cellen på egen hånd, det er nesten umulig hvis regnearket er stort. Heldigvis er det overraskende enkelt å identifisere, fjerne og slette identiske celler med data i Google Sheets, noe som er positivt hvis du stadig arbeider med regneark i den daglige arbeidsflyten. Og hvis du leter etter noe som gjør det litt enklere å sortere innholdet, kan du alltid bruke et tillegg som Fjern duplikater for å sikre at informasjonen din er godt sortert og godt organisert. I 2019 er det ingen grunn til å holde et rotete, feilfylt regneark, så sørg for at dataene dine er riktige og at informasjonen din blir bekreftet ved å bruke metodene beskrevet ovenfor.
Vil du ha mer informasjon om Google Sheets?
Å finne duplikatene dine er en ting, men du bør sjekke veiledningen vår om hvordan du teller duplikatene i Google Sheets.
Statistikere bruker funksjonen for absolutt verdi for mange formål, og vi viser deg hvordan du bruker absolutt verdi i Google Sheets.
Vil du sikre regnearkene dine? Slik låser du en formel i Google Sheets.
Hvis du vil sammenligne data mellom kolonner, kan du se den komplette veiledningen for sammenligning av kolonner i Google Sheets.
Visste du at du kan oppbevare kalender- og timearkinformasjon i Ark? Bare les veiledningen vår om å jobbe med dato og klokkeslettinformasjon i Google Sheets.
