Google Docs er en revolusjonerende måte å håndtere filer og dokumenter i moderne tid. Det lar deg øyeblikkelig samarbeide med forskjellige brukere, samtidig som du gir tilgang til informasjon fra alle enheter med internettforbindelse.
Se også artikkelen vår Slik sletter du alle dokumenter i Google Dokumenter
Når du jobber i Google Dokumenter - spesielt hvis du administrerer disse filene hver dag - er det imidlertid viktig at du holder deg utrolig organisert. Hvis du ikke gjør det, risikerer du å miste viktige data og kaste bort tid på å søke etter ting du kunne ha funnet med en gang.
For å hjelpe deg med organisering i Google Dokumenter, vil du bruke mapper. Mapper er flotte fordi de hjelper deg med å gruppere forskjellige emneideer i ett digitalt segment. Du kan bruke dem til å organisere etter arbeidsplass, konsept, kategori og mer. Google Dokumenter kan imidlertid ikke opprette mapper i seg selv. I stedet oppretter du dem faktisk i Google Drive - et system som knytter seg direkte til annen Google-programvare. Ikke bekymre deg; prosessen er fremdeles utrolig enkel.
I denne guiden skal vi vise deg hvordan du lager en mappe i Google Drive for å organisere Google Dokumenter.
Hvordan lage en mappe i Google Drive
Hvis du vil lage en mappe i Google Drive, vil du åpne den valgte nettleseren. Naviger deretter til Google Drive, logg deg på, så får du tilgang til alle filene og dokumentene dine foran deg.
Herfra kan du enten opprette et nytt dokument for å organisere eller velge de du allerede har som må plasseres.
Organisasjon i dokumentet
Hvis du er i et Google Docs-dokument, kan du gå til mappetasten ved siden av tittelen. Derfra får du muligheten til å navngi en ny mappe eller legge til dokumentet til en eksisterende. Hvis du vil legge til en eksisterende, klikker du på den angitte mappen og velger "Flytt hit" og dokumentet vil bli plassert i det digitale holderommet.
Organisering utenfor dokumentet
Som du kanskje vet, administrerer Google Drive Google Dokumenter, Google Regneark og Google Lysbilder. Dette lar deg organisere alle disse tre segmentene og emneideene i ett.
Når du er i Google Drive, men ikke i noe spesifikt dokument, kommer du til å være på en liste over alle filene dine. For å organisere dem, gå til venstre og velg "Ny" -knappen. Fra den nedtrekkslisten blar du ned til "Mappe" -segmentet, og en ny vises. Gi mappen navn, og den vises i listen over dokumenter.
Listen plasserer mapper høyere opp enn filer, så husk det. I denne menyen har du noen forskjellige alternativer for organisering. Du kan dra dataene dine oppå mappene, og de vil plassere dem der inne. Du kan også høyreklikke på en fil og velge "Flytt til", og den vil gi en liste over mapper du kan flytte dokumentet til.
Begge er utrolig raske, og hver vei vil gjøre akkurat det du trenger det for å gjøre: organisere filene og dokumentene dine.
Behandle mapper
Når du har organisert filene dine, kan du legge inn et nytt nivå på rydding: organisering av mapper.
Du kan kopiere og lime inn mapper, flytte dem til undermapper, slette dem og mer. For å administrere en mappe, høyreklikk på den i listen og velg hvilket alternativ du vil ha fra den nedtrekksruten.
Mapper gjør det også lettere å dele grupper av dokumenter med andre brukere. I stedet for å dele hver fil av seg selv, kan du opprette en mappe for å haffe forskjellige dokumenter i og la andre administrere den. Ved å dele den lenken kan brukere med tilgang laste opp nye dokumenter, få tilgang til andre og mer alt i sanntid. Du trenger ikke lenger å vente på at et dokument skal lastes opp og deretter dele det manuelt etter å ha ventet hele tiden - en vanlig klage med hyppige Google Drive-samarbeidspartnere.
Eksterne evner
Du kan også åpne Drive-mapper i andre applikasjoner som for eksempel chat-appen, Slack eller administrasjonsappen, Airtable. Mapper kan også ha forskjellige farger, og du kan se dem for enda enklere tilgang. Mulighetene for å organisere Google Drive-filene dine er uendelige.
Nå som du vet hvordan du organiserer Google Drive-filene dine, må du sørge for å bruke litt tid på å finne ut av den beste prosessen for deg. Noen mennesker liker forskjellige mapper for alt, mens andre foretrekker å klumpe store grupper inn i en mappe med undermapper innenfor det. Uansett vil Google Drive sitt fantastiske organisasjonssystem gi deg verktøyene for å holde arbeidet ditt fremover i stedet for å bruke tid på å søke etter forskjellige dokumenter og filer.
