Å administrere dokumenter er noe av det viktigste i SharePoint. I næringslivet er dokumenter ofte i utvikling. De kan starte på OneDrive for Business og ende på organisasjonens Team Site. Dokumenter endrer ofte plassering, så det er viktig å kjenne til inn- og utsnitt for å flytte dokument i SharePoint.
Flere måter å gjøre det på
Hurtigkoblinger
- Flere måter å gjøre det på
- 1. File Explorer
- 2. Flytt til / Kopier til
- 3. Administrer innhold og struktur
- 4. Innholdsarrangør
- 5. SharePoint Migration Tool
- 6. Produkter fra tredjepart
- 7. Tilpasset løsning
- Velg din metode
Alle som har jobbet i SharePoint vet at det er mange måter å få en bestemt oppgave til. Å flytte dokumenter er intet unntak. Om du ender opp med å bruke File Explorer eller migreringsverktøy, avhenger av en rekke faktorer, for eksempel antall dokumenter som er flyttet, viktigheten av oppbevaring av versjonshistorikk, metadata og mer.
1. File Explorer
For å flytte et dokument ved hjelp av File Explorer, åpner du både mål- og kildedokumentbibliotekene (spiller ingen rolle om det er det samme nettstedet). Velg File Explorer i rullegardinmenyen. Dette åpner en utforskervisning for hvert av bibliotekene. Bruk dra - og - slipp for å flytte elementer mellom de to Explorer-visningene.
Du kan flytte både mapper og filer og beholde innholdstyper hvis både kilde- og målplasseringene har definerte innholdstyper. Denne metoden beholder også tilpassede metadata hvis både kilde- og målplasseringene er definert ved hjelp av de samme metadataene.
Imidlertid er prosessen manuell, og det er mer en kopi enn en flytting, noe som betyr at du må slette kildeelementene etter flytting. Det beholder ikke versjonshistorikk eller opprettet, opprettet av, modifisert og endret av egenskaper.
2. Flytt til / Kopier til
Selv om de er nyttige og enkle, er Flytt til og kopier til kommandoer bare tilgjengelige på SharePoint Online. Dette alternativet lar deg flytte dokumenter fra OneDrive for Business eller SharePoint til en destinasjon i SharePoint eller OneDrive. Velg filen og klikk på en av de to kommandoene. Alternativet Flytt til vil flytte dokumentet ditt med metadata og versjonshistorisk beskyttelse til en annen mappe i samme bibliotek, til et annet bibliotek eller til et annet nettsted.
Denne metoden er perfekt for sluttbrukere, da den er enkel og grei. Den lar deg kopiere og flytte både filer og mapper. Det beste er at den beholder innholdstyper, tilpasset versjonshistorikk for metadata, og den opprettede, opprettes av, modifiserte og modifiserte av egenskaper. Copy to-kommandoen beholder imidlertid bare den nyeste versjonen - den største ulempen er åpenbart at denne metoden er eksklusiv for SharePoint Online.
3. Administrer innhold og struktur
Hvis du aktiverer SharePoint Server-funksjonen for publiseringsinfrastruktur, vil du kunne se en kobling Administrer innhold og struktur når du navigerer til nettstedadministrasjon . Ved hjelp av denne funksjonen kan du flytte / kopiere dokumenter. Dette er en av de beste hacks som vil hjelpe deg med å flytte flere dokumenter samtidig mens du beholder versjonshistorikk, opprettet, opprettet av, modifisert og endret av egenskaper. Innholdstype og metadata beholdes også ved bruk av denne metoden.
Du må imidlertid slå på publiseringsfunksjonen. Selv da vil du ikke kunne flytte flere mapper. Den største ulempen med denne metoden er kanskje at du må være nettstedseier for å bruke den. Oh, og det fungerer bare på et enkelt nettsted.
4. Innholdsarrangør
Bare aktiver funksjonen Content Organizer, og velg deretter rutingsreglene du vil bruke, og legg dokumentet du vil flytte til drop-off-biblioteket. Denne metoden lar deg også flytte dokumenter til et hvilket som helst annet nettsted. Det tar litt tid å konfigurere, men du trenger bare å gjøre det en gang. Den beholder også innholdstyper og tilpassede metadata.
Selv om den ikke beholder versjonshistorikk og krever en administrator, har den en nyttig funksjon som lar deg rute dokumentet til en mappe.
5. SharePoint Migration Tool
Microsoft vet at det kan være litt vanskelig å flytte dokumenter i SharePoint. Dette er grunnen til at selskapet kom med det gratis SharePoint Migration Tool. Dette verktøyet håndterer alt fra små til store overføringer som kan inkludere filer, mapper og til og med lister fra SharePoint-nettstedet. Elementene blir flyttet til OneDrive eller SharePoint.
Den mest tydelige fordelen med denne metoden er verktøyets evne til å håndtere store migrasjoner. Den er også veldig tilpassbar og beholder versjonshistorikken. Den er imidlertid ikke kompatibel med SharePoint-versjoner før 2013. I motsetning til dette er noen tredjeparts migreringsprodukter betydelig mer tilpassbare.
6. Produkter fra tredjepart
Tredjeparts dokumentmigreringsprodukter av høy kvalitet er ikke gratis, men de har en tendens til å prestere fantastisk, spesielt for migrasjoner i stor skala. De har en tendens til å være skalerbare og svært tilpassbare. De fleste av disse produktene kan beholde alt, inkludert innholdstyper, metadata, alle egenskaper og versjonshistorikk.
På den annen side koster denne metoden penger. Når du vurderer det faktum at du betaler for et verktøy som hjelper deg med å flytte dokumenter, vil du begynne å lure på hvorfor SharePoint ikke allerede kommer med et brukervennlig alternativ. En annen ulempe her er at tredjepartsprodukter krever en administrator for å konfigurere og kjøre dem.
7. Tilpasset løsning
Endelig kan du kode din egen tilpassede løsning via en rekke teknikker som REST API. Sluttbrukeren trenger ikke å rute noe, du kan tilpasse så mye du vil, og du kan sørge for at alt blir beholdt i dokumentene. På en annen side må du kunne kode og bruke litt tid på å skrive og vedlikeholde koden, noe som kan være spesielt vanskelig rundt produktoppdateringene.
Velg din metode
Det er enda flere metoder for å flytte dokumenter i SharePoint, men disse bør dekke de fleste behov. Tenk på hva du trenger først, og snart vil du vite nøyaktig hvilken metode du vil bruke for hver.
Hvilken av disse metodene foretrekker du? Har du brukt mer enn ett? Diskutere.
