Enten for virksomhet eller personlig bruk, Outlook kan kalender være det mest effektive tidsstyringsverktøyet. Du kan enkelt organisere og dele timeplanen din med andre, og du kan se andres kalendere for å sikre at dere alle er på samme side når det gjelder tidsfrister.
Se også vår artikkel Hvordan synkronisere Google Kalender med Outlook
Det er mange funksjoner i Outlook som gjør samarbeid enkelt, men dette gjør det ikke perfekt. Hvis du lurer på hvem som ser på kalenderen din, kan du snuble over noen begrensninger.
Kan du se hvem som har sett kalenderen din?
Svaret på dette spørsmålet er "ja og nei". Selv om denne funksjonen er tilgjengelig til en viss grad, tilbyr den ikke deg all den informasjonen du trenger.
Med mindre du er en kalenderadministrator, er det ingen måte å se hvem som har sett på kalenderen din. Og hvis du er administrator, er det eneste du kan se den siste kontoen som logget inn på den. Så snart en annen konto ser på kalenderen, blir den forrige usynlig, så det er ingen måte å se hele listen over personer som har sett på den.
Det nærmeste med dette er å sjekke hvem som kan se kalenderen din. Du kan gjøre dette ved å gå til Del> Kalenderettigheter. Du vil se en fullstendig liste over personer som har tilgang til kalenderen din og typen tilgang.
Hvordan ser kalenderen din ut for andre?
Hvordan andre vil se kalenderen din, avhenger av informasjonen du bestemmer deg for å dele med dem. Med mindre du bestemmer deg for å dele detaljene i aktiviteten din, er det eneste de kan se om du er fri eller opptatt.
Hvis du bestemmer deg for å dele kalenderen din med andre folk, vil de kunne se alle detaljene rundt avtalene dine. Hvis du vil begrense tilgangen til noen detaljer, kan du stille bestemte avtaler til Privat.
Når du deler en kalender, kan du velge forskjellige tilgangstillatelser. Hvis du for eksempel velger Full informasjon, vil folk se emnet, klokkeslettet, plasseringen og eventuelle notater og detaljer som du la ut i kalenderen.
På den annen side vil begrensede detaljer bare vise emne, tid og beliggenhet.
Bortsett fra deg selv, kan du tildele redaktører og delegater som begge kan redigere kalenderne dine. Delegater kan handle på dine vegne ved å dele forskjellige detaljer, samt sende og svare på forespørsler.
Hvordan åpne andre folks kalendere?
Det er ganske enkelt å se andres kalendere i Outlook og kan gjøres på bare noen få klikk. Her er hva du må gjøre:
- Gå til Åpne kalender> Åpne delt kalender fra Kalendersiden i Outlook.
- Du får et popup-vindu som viser navnene til personene som kalenderen er tilgjengelig for deg. Klikk Navn … og velg deretter et navn fra listen.
Avhengig av tilgangstillatelsen din, vil du kunne se annen informasjon. Det vil vises på høyre side av skjermen, og du kan se på opptil 30 kalendere side om side.
Hvordan delegere kalendertilgang?
Hvis du planlegger å ta en ferie, eller hvis du bare vil at noen andre skal administrere kalenderen din uansett årsak, kan du gjøre dette ved å utpeke en delegat. Som nevnt kan delegatene sende og godta møteforespørsler på vegne av lederen og redigere forskjellige elementer i et dokument.
Slik lar du noen, for eksempel en underordnet, kontrollere kalenderen din:
- Gå til Fil> Kontoinnstillinger fra kalendervisningen, og velg deretter delegert tilgang .
- Klikk på Legg til, og velg deretter et navn fra listen eller skriv det inn. Klikk på navnet og gå til Legg til .
- I delegerte tillatelser-menyen, gi delegatredaktørens tillatelser. En annen ting du kan gjøre er å lukke dialogboksen og velge ett av følgende alternativer:
- Bare delegatene mine, men send en kopi av møteforespørsler og svar til meg.
- Bare delegatene mine.
Dette vil gi en annen bruker full tilgang til kalenderen din, og du kan se alt som skjer med timeplanen din.
Administrer tiden din
Det er en rekke alternativer som lar deg administrere tiden din effektivt med Outlook. I tillegg kan du dele timeplanen din med teammedlemmene dine og se på deres. Du kan organisere alle slags prosjekter og følge med på fremdriften.
Er det noe annet med Outlook du vil vite? Del gjerne forslagene dine i kommentarfeltet nedenfor.
