Hvis organisasjonen din bruker Google Docs eller G Suite, eller du jobber med organisasjoner som gjør det, kan du vite hvem som har sett hvilket dokument og når som kan være nyttig informasjon. Fra å sikre at alle leser et utkast, vilkår og betingelser, din siste innsending, retningslinjer og prosedyrer, eller et annet viktig dokument, til å kunne se hvem som gjorde hva og når, er en viktig ingrediens i enhver situasjon der ansvarlighet betyr noe.
Se også artikkelen vår Slik installerer du tilpassede skrifter for Google Dokumenter
Inntil nylig kunne du ikke se hvem som så på Google Doc. Du kunne se hvem som redigerte den, men ikke hvem som bare leste den. Hvis de ikke lagret, rediger eller la en kommentar, hadde du ingen anelse om en bestemt person i det hele tatt leste den nyeste versjonen av et dokument. Siden du kan dele Google Dokumenter med skrivebeskyttet tillatelse, kan du dele dokumentet med noen mennesker med den hensikt at de vurderer dokumentet, men ikke gjør noen endringer.
Hvis du jobber i en organisasjon, kan du konfigurere ting slik at du kan se hvem som har sett Google Dokumentet ditt. Du kan fremdeles ikke se hvem som har sett Google-dokumentet ditt hvis du bruker Google Doc i gratisversjonen av Google Apps.
Google har nylig lagt til muligheten for å se hvem som har sett Google Doc til G Suite, som inkluderer Google Apps og pålitelig e-postvert. G Suite er veldig populær blant små og mellomstore bedrifter som ønsker å sette opp e-posthotell for selskapets domenenavn.
G Suite Activity Monitor
Hvis du bruker G Suite i en organisasjon og du har delt en Google Doc med andre for samarbeid eller bare for å lese dokumentet, kan du bruke Aktivitetsmonitor for å se "visningshistorikk" for Google Doc-filen.
- Åpne Google Dokumentet du vil se på visningshistorikken for
- Klikk deretter på piloverikonet oppover til høyre eller gå til rullegardinmenyen Verktøy
- Åpne Aktivitetsmonitor
- Deretter klikker du på Alle seere for organisasjonsfanen
Denne prosessen lar deg spore visninger i dokumentet, inkludert dato og klokkeslett for den siste visningen for hver seer. Hvis du ikke ser alternativet for visningshistorikk i Google Doc, betyr det sannsynligvis at du er logget på gratisversjonen av Google Dokumenter som følger med hver Google Apps-konto du får med en Gmail-konto.
Trender for seere og kommentarer
I tillegg til å se hvem som har sett Google Dokumentet ditt, og når Aktivitetsmonitor også lar deg se trender på når folk så eller kommenterte dokumentet.
Viewers Trend - viser deg et stolpediagram over antall unike seere over et hvilket som helst tidsrom du velger fra 7 dager til “all time”
Kommentartrend - viser deg stolpediagrammer for kommentartrenden over et tidsrom fra 7 dager til “all time”
Slå av Visningshistorikk
Du kan slå av funksjonen til hvis du jobber med en konfidensiell fil eller noe som ikke er til offentlig forbruk. Selv om det ikke legger til privatlivet, er det en innstilling for å sette sinnet rolig.
- Åpne Google Doc
- Klikk på den oppadgående pilen øverst til høyre i dokumentet, eller gå til Verktøy fra rullegardinmenyen
- Åpne Aktivitetsmonitor
- Under Dokumentinnstilling, bytter Vis visningshistorikken for at dette dokumentet skal slås av
Se hvem som har endret Google Doc
Å telle visninger er nyttig for ansvarlighet og for å sikre at personene du sender et dokument til å faktisk lese det, men versjonskontroll er viktigere. Spesielt hvis du jobber i en regulert bransje. Versjonskontroll er noe Google Docs har gjort på en stund og vil vise hvem som har redigert et dokument, lagret eller delt det.
Hvis du er interessert i versjonskontroll eller vil forsikre deg om at ingen har gjort endringer de ikke burde uten å låse filen ned, kan du finne ut av det.
- Åpne en Google Doc du vil spore
- Velg Fil- og versjonshistorikk
- Velg Se versjonshistorikk
Et glidebrytervindu skal vises til høyre på skjermen som viser hver lagring og redigering for det aktuelle dokumentet. Avhengig av hvordan du har satt opp G Suite eller Google Docs, kan du også se disse dataene ved å velge koblingen 'Siste redigering var …' øverst i dokumentet. Den tar deg til nøyaktig samme sted.
I det lysbildevinduet bør du også ha muligheten til å se den forrige versjonen av dokumentet før endringene ble utført. Dette er avgjørende for versjonskontroll da du har en revisjonsspor av hvilke endringer som ble gjort, når og av hvem. Det er også nyttig hvis du gjorde noen endringer, sover på det, ombestemmer deg og vil rulle dem tilbake.
Se hvem som har delt Google Doc
Du kan også se hvem som har delt Google Doc og når. Du kan også se delingsinnstillingene slik at du bedre kan kontrollere tilgangen til dokumentet.
- Åpne Google Drive og velg det runde 'i' -ikonet øverst til høyre
- Velg aktivitet fra glidebryteren som vises til høyre
Du bør se om dokumentet er eller har blitt delt, hvem som sist redigerte dokumentet og når den siste handlingen ble utført. Det er kort, men forteller deg hva du trenger å vite.
Du kan også sjekke fra dokumentet ved å velge Del. Navnene på enkeltpersoner vises i popup-vinduet. Hvis det er flere personer, velger du et navn, og listen over alle navnene vises.
Slik kan du se hvem som så på Google Dokumentet ditt, endret det, delte det eller samhandlet med det på noen måte. Det fungerer bare for G Suite og Google Docs registrert til organisasjoner og ikke enkeltpersoner, men det fungerer!
