Hvordan angi utløpsdatoer for delte Google Drive-filer

Hvis du bruker G Suite - Googles betalte applikasjonssett som inkluderer Gmail, Docs, Drive og Kalender for organisasjoner - kan du bruke en lite kjent funksjon som lar deg angi utløpsdatoer for delte Google Drive-filer. Muligheten til å angi en utløp for en delt fil er nyttig for å midlertidig dele data med andre team eller utenfor entreprenører uten å gi dem ubegrenset tilgang. Det er også flott å dele utkast til samarbeidsprosjekter, slik at du kan sikre at ingen i teamet ditt uforvarende får tilgang til en utdatert kopi av dataene dine.
Du kan selvfølgelig alltid dele av en fil manuelt, men du må huske å gjøre det for hver delte fil. Hvis du deler mange filer med mange forskjellige mennesker, kan dette fort bli upraktisk, og det er der du kan bruke automatiske utløpsdatoer når du opprinnelig deler filene . Så her kan du angi utløpsdatoer på delte Google Drive-filer.

Begrensninger av utløpsdatoer for delte Google Drive-filer

La oss først gjøre klart at funksjonen for automatisk utløpsdato foreløpig bare er tilgjengelig for brukere av den betalte G Suite-tjenesten. Dette er ikke tilgjengelig for gratis brukere av Google-kontoer eller de som fremdeles er i den gamle utgaven av G Suite.
Vær også oppmerksom på at begrensningen ovenfor kun gjelder muligheten til å angi delte utløpsdatoer for Google Drive. Brukerne du deler en fil med utløpsdato til, trenger ikke å ha en betalt G Suite-konto eller være en del av din G Suite-organisasjon (selv om du må sørge for at de har riktige tillatelser for de delte filene, diskutert videre nedenfor).

Angir en utløpsdato for en delt Google Drive-fil

For å komme i gang, logg deg på Google Drive og sørg for å bruke riktig G Suite-konto.

Når du er logget inn, finn filen du vil dele og høyreklikk (eller Kontroll-klikk for Mac-brukere) på filen. Velg Del fra menyen som vises.

Alternativt, hvis du allerede har filen åpen, kan du klikke på Del- knappen i øvre høyre hjørne.

Med begge metodene vises et nytt vindu med Del med andre . Hvis dokumentet allerede er delt uten en utløpsdato med en eksisterende kontakt, klikker du på teksten Delt med … under oppføringsboksen. Hvis du trenger å dele dokumentet for første gang, skriver du inn kontaktnavnet eller e-postadressen til de ønskede brukerne, og forsikrer deg om at tillatelsene deres er satt til Rediger eller lavere (du kan ikke angi en utløp for brukere som er utpekt til Eier -nivåetillatelser).

Når du har delt filen med de aktuelle brukerne, klikker du på Delt med tekst over eller Avansert- knappen i nedre høyre hjørne. Hold markøren over en av brukerne fra listen over brukere som vises, og du ser et stoppur / klokkeikon vises.

Klikk på det ikonet, og velg deretter ønsket utløpsperiode fra rullegardinmenyen ved siden av Access utløper:

Det er standardalternativer på 7 og 30 dager, men du kan velge Egendefinert dato for å angi hvilken utløpsdato du ønsker. Det eneste forbeholdet er at det ikke er noen mulighet til å stille inn en spesifikk utløpstid. Filen utløper alltid på det tidspunktet den deles på angitt dato.
Når du er ferdig, må du klikke på den blå Lagre endringsknappen for å aktivere den automatiske utløpsdatoen. Når denne datoen er nådd, har brukeren ikke lenger tilgang til filen. For å forhindre dem i å laste ned det og omgå utløpsinnstillingene, må du sørge for at tillatelsene deres er satt til Vis eller Kommenter, og merk deretter av i ruten nederst i delingsvinduet merket Deaktiver alternativer for å laste ned, skrive ut og kopiere for kommentatorer og seere .

Du kan justere eller avbryte delingsutløpet ved å gå tilbake til denne menyen, klikke på klokkeikonet igjen og deretter klikke på Avbryt utløp .

Jeg har G-suite, men jeg ser ikke klokkeikonet

Hvis du fulgte disse trinnene på kontoen din, men du ikke ser klokke- / stoppurikonet som beskrevet ovenfor, er det sannsynlig at du ikke har en kompatibel G Suite-konto. Som nevnt tidligere, begrenser Google dessverre opprettelsen av utløpsdatoer for delte filer til brukere av den nåværende G Suite-tjenesten.
Dessverre har Google ikke vært veldig tydelig på endringene i tjenesten i løpet av årene, så selv om du har en G Suite-konto, kan den ha blitt opprettet under Googles “legacy” G Suite-tjeneste og er ikke kompatibel med denne trekk. Forvirrende, er det ikke?
Men husk at du bare trenger en moderne G Suite-konto for å lage utløpsdatoer for delte filer. Så lenge du har den kompatible kontoen, kan du dele med og konfigurere utløpsdatoer for alle typer Google-kontoer, både i og utenfor organisasjonen din.