Synes du ofte at du må skrive en e-post flere ganger på rad bare slik at du kan sende den individuelt til flere kontakter? I så fall kan en auto-responder være en flott løsning. Det lar deg angi et autosvar som vil bli sendt som svar på all innkommende e-post.
Det er mange situasjoner der dette kan komme til nytte. Hvis du er ute av kontoret, enten du er på lunsjpauser eller på ferie, kan dette være en flott måte å svare på e-post uten å egentlig måtte gjøre noe.
Hvordan virker det?
OS X Mail bruker forskjellige e-postregler og kriterier for å generere automatiske svar. Hvis du konfigurerer alle parametrene riktig, kan du ha en veldig fleksibel måte å svare på innkommende e-post når du er borte fra enhetene dine.
Du kan sette opp forskjellige kriterier som må oppfylles for at meldingen skal sendes. Du kan velge å svare på all e-post eller bare de spesifikke adressene du oppgir. I tillegg kan du også lage forskjellige meldinger for forskjellige kategorier av avsendere, slik at alle får et passende svar.
Slik konfigurerer du en autosvar
Heldigvis er det ikke vanskelig å sette opp denne funksjonen. Jada, det høres kanskje sammensatt ut med det første, men trygg på at du kan gjøre dette selv om du ikke er en teknisk kunnskapsrik person. Her er trinnene du trenger å følge:
- Åpne Mail-appen, gå deretter til "Mail" -menyen og velg "Preferences".
- Når du ser fanen "Regler", klikker du på "Legg til regel".
- Under 'Beskrivelse' skriver du navnet på auto-responder på en måte som lar deg enkelt skille det fra de andre. Du kan for eksempel skrive inn 'Auto-svar fra ferie'.
- Velg kriteriene som må oppfylles. Du kan velge om alle kriteriene må oppfylles eller bare ett eller flere av dem du angir.
Kriteriene du angir vil bestemme mottakerne av autosvaret. Du kan for eksempel velge 'Hver melding' for å svare på all innkommende e-post med den samme meldingen. Du kan også angi en spesifikk adresse ved å skrive inn e-postadressen du vil svare på.
På toppen av dette kan du velge kontakter, tidligere avsendere eller VIP-er som mottakere av autosvar.
- Under innstillingen 'Utfør følgende handling' velger du 'Svar på melding' og klikker deretter på 'Svar på meldingstekst'.
- Når du skriver meldingen, må du huske å inkludere all nødvendig informasjon. Hvis du er på ferie, gi folk beskjed når de kan forvente en samtale fra deg. Hvis du ikke angir en bestemt kategori av mottakere, må du huske å ikke avsløre for mye personlig informasjon.
- Når du er fornøyd med meldingen din, klikker du på 'OK'. Hvis appen spør deg: "Vil du bruke reglene dine på meldinger i valgte postkasser?" Velg "Ikke bruk", da dette vil forhindre at det sender muligens hundrevis av e-post-svar til dine eksisterende samtaler.
Etter at du er ferdig, kan du sende deg en e-post for å forsikre deg om at autosvareren fungerer. Hvis du vil, kan du også lage mer komplekse regler med bestemte datoer, e-post fra utvalgte domener og mer.
Slik deaktiverer du en automatisk responder
Hvis du ikke trenger auto-responder lenger, kan du deaktivere den med bare noen få klikk. Her er hva du trenger å gjøre:
- Gå til 'Mail' i Mail-appen og klikk deretter på 'Innstillinger'.
- Gå til 'Regler' og fjern merket i ruten ved siden av autosvareren du har opprettet.
Hvis du ikke gjør dette, vil autosvareren være aktiv så lenge den er aktivert og Mail-appen er åpen. Dette kan skape forvirring, så sørg for å deaktivere denne funksjonen så snart du er sikker på at du ikke trenger den lenger.
Det endelige ordet
Auto-responder er en flott funksjon som gjør håndtering av innkommende e-post mye enklere. Hvis du følger trinnene beskrevet over, bør du ikke ha noen problemer som muliggjør det på Mac-en. Når du har gjort det, kan du glede deg over å være borte fra e-posten din og la appen gjøre jobben.
Selv om den er mest brukt på jobb, kan denne funksjonen også være veldig nyttig for personlig post. Bortsett fra bare autosvareren, er det mange andre nyttige regler og kriterier du kan bruke. Du kan velge å automatisk slette e-post, utføre visse handlinger på bestemte datoer, automatisk videresende bestemte meldinger og mye mer.
Gå gjerne gjennom alle tilgjengelige regler for å finne de som lar deg automatisere e-posten din på den måten som best passer dine behov.
