Hater du ikke det bare når du vil ta et par dager fri, og du stadig får mange e-postmeldinger og telefonsamtaler fra klienter eller kolleger? Jada, du vil kanskje la noen av dem få vite at du er borte, men hva om de ikke sjekker innboksen?
Se også vår artikkel Hvordan videresende en e-post automatisk i Outlook
Du kan ikke kommunisere med alle selv mens du jobber, enn si i løpet av fritiden. Imidlertid er sjansen stor for at du fortsatt vil bli sprengt av arbeidsrelaterte e-postmeldinger selv mens du er på ferie. Heldigvis er det en måte å fortelle alle at du ikke er tilgjengelig i løpet av en bestemt tidsramme.
Sette opp en automatisk responder
Hvis du bruker Microsoft Outlook, er det en veldig enkel metode du kan bruke for å holde folk utenfor ryggen. Det kalles Auto-Responder. Hva dette egentlig gjør er å sende ut et forhåndsprogrammert svar til alle som kontakter deg i løpet av din fritid.
Dette kan settes opp bare minutter, timer eller til og med dager eller måneder i forveien. Å sende et autosvar kan sikre at du ikke vil motta dusinvis av arbeidsrelaterte e-postvarsler hver dag, enten du tilbringer kvalitetstid med familien eller om du er på en solrik strand.
Slik kan du konfigurere Auto-Responder i Outlook og slå den av når det ikke lenger er nødvendig.
Oppsett av automatisk svar
- Klikk på knappen Send automatiske svar.
- Merk av for alternativet Send bare i løpet av dette tidsområdet i avmerkingsboksen.
- Skriv inn en startdato og en sluttdato for å gi ditt automatiske svar de nødvendige parametrene. Bruk feltene Starttid og Sluttid når du gjør dette.
Du har sikkert lagt merke til at det er to faner:
- Inni i organisasjonen min
- Utenfor organisasjonen min
Hvis du klikker på feltet Inside My Organization, blir alle automatiske svar sendt til e-postadresser som er registrert til organisasjonen du jobber på (f.eks. Ditt universitet eller firma). Alt du trenger å gjøre er å skrive inn meldingen og klikke OK for å lagre den.
Alternativet utenfor organisasjonen er ment for eksterne e-postadresser. Slik kan du bruke den til å konfigurere et automatisk svar:
- Velg først kategorien utenfor organisasjonen min.
- Sjekk alternativet for automatisk svar for personer utenfor organisasjonen. Dette kan settes til å sende e-post bare til personlige kontakter eller til alle utenfor organisasjonen.
- Legg inn meldingen i tekstboksen og rediger den uansett hvilken måte du vil.
- Angi starttid og sluttid akkurat som du ville gjort for interne svar.
- Klikk OK for å lagre meldingen.
Hva med deaktiveringsprosessen?
For å deaktivere svarene utenom kontoret, må du følge en enkel prosedyre. Først bør du klikke på Fil-fanen, deretter Info-fanen og deretter knappen Automatisk svar.
Du får to alternativer for å krysse av for:
- Ikke send automatiske svar
- Send automatiske svar
Valgte det første alternativet, og funksjonen for automatisk svar slås av. Du må gjøre dette for både interne og eksterne svar.
Det endelige ordet
Merk at hvis du ønsker å fortsette å sende automatiske svar til folk, må du sette opp en ny dato og tid. Hvis funksjonen er slått av, må du gå tilbake til deaktiveringstrinnene og velge alternativet Send automatisk svar i stedet. Dette lar deg redigere tidsintervallfeltene igjen, samt angi utgående melding.
