E-post er helt avgjørende for arbeidet i det 21. århundre, fra kommunikasjon mellom teammedlemmer til planlegging av prosjekter i løpet av de neste månedene. Problemet er selvfølgelig at i en alder av smarttelefoner og nettbrett er det tilsynelatende umulig å koble fra jobben i en lengre periode. E-post på smarttelefonen er i utgangspunktet et krav for de fleste selskaper, men det betyr at arbeidsgiveren din i utgangspunktet kan kontakte deg når som helst. Alle fortjener en pause fra jobb og tid borte fra e-post, samtaler og alle de kommunikasjonsmediene vi har så vanskelig å legge igjen. Enten du er på ferie eller bare vil ha litt kvalitetstid med familien eller vennene dine, er det første skritt å legge igjen en Outlook-melding fra kontoret en stund. Slik gjør du det.
Se også artikkelen vår Dropbox versus Google Drive - Hvilken er bedre?
Hvorfor bry deg med en utenforstående melding?
Å sette opp en melding utenfor kontoret gjør kanskje ikke sjefen din lykkelig, men i det minste vil den tillate alle i arbeidsmiljøet og utenforstående som prøver å nå deg for kommunikasjon. Så hvorfor er det viktig å sette opp en utenforstående melding? Vel, i virkeligheten er det noen grunner:
Det er gode måter å la kolleger, ledere og kunder som du er ute av kontakt for en gitt tid. Dette gjelder spesielt hvis du er på ferie lenger enn et par dager.
Det er profesjonelt . Hvis noen trenger din hjelp med noe, eller hvis en kunde har et spørsmål, kan det å la dem vite at du ikke er i løpet av et gitt tidsrom, hjelpe dem. De vet at de må vente til du kommer tilbake eller kan henvende seg til noen andre. Begge hjelper virksomheten og deg.
Den forteller folk om ikke å bug deg . Hvis du angir en ikke-kontormelding, vet folk at du er på ferie, tar personlig tid eller hva som helst. Det er mindre sannsynlig at de ringer eller sms deg etter det.
Det gir sjefen din en mindre ting å klage på . Hvis du jobber for en krevende sjef og vil trekke deg tilbake, kommer du til å få motstand. Likevel, hvis du spiller spillet og opptrer profesjonelt, er det veldig lite de kan gjøre fra et disiplinperspektiv.
Hvis det er en ting som er viktig når det gjelder jobb, er det å sørge for at du alltid representerer deg selv som en profesjonell i den mest fremtredende forstand.
Angi en Outlook-melding utenfor kontoret
Innstillingen av en svarmelding utenfor kontoret avviker litt avhengig av om du bruker Outlook 2016 eller tidligere eller Outlook i Office 365. Jeg vil dekke begge deler.
Outlook 2016 og tidligere
Det er ganske mange trinn i prosessen, men det er ganske enkelt å gjøre.
- Opprett en ny e-post og skriv svar fra kontoret ditt. Inkluder kontoret i emnet, men la målet være tomt.
- Velg Fil og lagre som.
- Lagre som Outlook-mal der det står Lagre som type.
- Velg Administrer regler og varsler og velg kontoen du vil bruke meldingen på.
- Velg Ny regel.
- Velg Bruk regel på meldinger jeg mottar, og trykk Neste.
- Velg Hvor navnet mitt er i boksen Til, og trykk Neste og bekreft deretter popup-vinduet.
- Velg svar ved hjelp av en spesifikk mal og klikk på tekstkoblingen i den nederste ruten.
- Velg malen du lagde tidligere, og velg Åpne. Klikk Neste.
- Velg unntatt hvis det er et automatisk svar for å unngå å sende autosvar til autosvar. Klikk Neste.
- Gi regelen et meningsfylt navn og forsikre deg om at Slå på denne regelen er merket.
- Velg Fullfør og deretter OK.
Dette vil opprette autosvar uten kontorer og sette det aktivt. Mens denne prosessen spesifiserer kontoen som skal være aktiv på, kan du også sette den aktiv til alle e-postkontoer. Når du slår på regelen på trinn 11, under har du mulighet til å velge regelen for å være aktiv på alle kontoer. Aktiver dette hvis du trenger og lagre.
Slå av Outlook-meldingen
Når du er tilbake fra ferie eller hva du enn gjorde, må du huske å slå av autoreplyet.
- Velg Fil i Outlook.
- Velg Administrer regler og varsler og velg E-postregler.
- Velg kontoen og fjern merket i ruten ved siden av autorisasjonsregelen.
- Klikk OK for å lagre endringene.
Nå er du offisielt tilbake til kverna!
Konfigurer en utenforstående melding i Office 365
Office 365-kontoer bruker Exchange der Outlook-kontoen bruker POP, IMAP eller Exchange. Prosessen er stort sett den samme, men skiller seg nok til å garantere sin egen gjennomgang.
- Velg Fil og automatiske svar fra Outlook.
- Velg Send automatiske svar.
- Angi en tidsplan hvis du vil. Dette er nyttig for glemte typer som meg som lar være autoreply aktive selv når de kommer tilbake.
- Forsikre deg om at fanen Inside my Organization er aktiv, og legg til meldingen.
- Velg utenfor organisasjonen min og legg til en relevant melding der også. Avhengig av hvem som sender deg e-post fra omverdenen, kan det hende du må sjekke Mine kontakter, ellers blir e-post sendt til alle, inkludert nyhetsbrev, varsler og til og med spam.
- Velg OK når du er ferdig for å aktivere.
Prosessen er noe kortere enn i Outlook 2016, men sluttresultatet er det samme. Muligheten til å angi en tidsplan er ryddig, og som bruker av Outlook 2016 håper jeg at den funksjonen gjør det over til den versjonen snart.
Slå av kontormeldingen din i Office 365
Hvis du ikke vil bruke tidtakeren, kommer tilbake tidlig eller trenger å avbryte meldingen uten kontorer, kan du gjøre det.
- Åpne Outlook og velg Fil.
- Velg Automatiske svar og fremhever reglene utenfor kontoret.
- Velg Ikke send automatiske svar.
Dette vil stoppe Exchange med å sende meldingene umiddelbart, så sørg for at du er klar til å svare når du deaktiverer dem.
Nå vet du hvordan du angir en Outlook-melding utenfor kontoret. Det er ingen unnskyldning for ikke å ta mer tid fra jobben. Lykke til med det!
