Microsoft Excel er den ideelle appen for å håndtere store datamengder. Du kan bruke den til å få gjort mye arbeid på kort tid, så lenge du vet hvilke funksjoner du skal bruke. Men det kan være vanskelig å mestre fordi det er mange funksjoner og kommandoer å lære.
Se også vår artikkel Hvordan skjule celler i Excel for Mac OS X
Feil skjer lett under dataregistrering, og du vil sannsynligvis trenge å bytte rader (eller kolonner) før eller senere. Heldigvis er dette noe av det enkleste du kan gjøre i Excel. Fortsett å lese for å lære hvordan du bytter to rader på to forskjellige måter. Du kan bruke de samme metodene for å bytte kolonner også.
Det imaginære problemet
For å illustrere disse metodene har vi laget en Excel-fil som later som vi er en systemadministrasjonstjeneste som holder rede på aktive servere. Vi fylte ut noen få rader for å gi deg et inntrykk av hvordan ting fungerer. La oss late som om informasjonen til datamaskin 7 og datamaskin 5 er blandet sammen, og at du vil rette opp feilen.
Legg merke til at den første raden i eksempelet vårt brukes til kategorietiketter, så datamaskin 5 og dataene blir plassert i rad 6, mens datamaskin 7 er i rad 8.
La oss gå videre til metodene.
Kopier og lim inn
Den første metoden brukes til mange forskjellige operasjoner i Excel. Det er enkelt og tar bare noen sekunder å fullføre. Du kan bruke den til å bytte hele rader eller kolonner samtidig, i stedet for å bytte datacelle etter celle.
Denne metoden krever ganske enkelt at du kopierer informasjonen fra den ene raden og limer den inn i den andre. Men først må du opprette en tom rad og plassere dataene der.
Dette er nøyaktig hva du må gjøre hvis du vil bytte data knyttet til datamaskin 5 og med datamaskin 7:
- Sett inn en ny rad mellom datamaskiner 4 og 5. Gjør det ved å høyreklikke på rad 6 og velge alternativet "Sett inn". Din tomme rad blir rad 6.
- Legge til en ny rad flyttet "Computer 7" fra rad 8 til rad 9. Finn denne raden og kutt ut informasjonen fra kolonnene B, C og D. Du kan velge celler med musen eller med Shift-knappen, og deretter trykke på “Ctrl + X” for å kutte.
- Klikk på celle B6 i den nyopprettede rad 6 og trykk på “Ctrl + V.” Dataene fra datamaskin 7 vil flytte til rad 6.
- Dataene for datamaskin 5 beveget seg også en rad nedenfor, noe som betyr at du vil velge celler B7, C7 og D7 for å få dataene for datamaskin 5. Trykk “Ctrl + X” igjen.
- Velg den tomme cellen ved siden av Computer 7 (det vil si celle B9) og trykk “Ctrl + V.”
- Kopier celle A7 og lim den inn i den tomme cellen over (i vårt eksempel er dette etiketten “Computer 5”).
- Høyreklikk på den nå-tomme raden 7 og velg "Slett."
Du har nettopp flyttet innholdet fra en rad til en annen med noen få klikk. Du kan bruke samme teknikk for å bytte data mellom kolonner. Denne metoden er spesielt nyttig når du jobber med lange Excel-lister med hundrevis av rader og kolonner fordi den lar deg bytte hver celle i raden din samtidig. For å velge en hel rad i Excel, trykk Shift + Space.
Bytt tilstøtende rader eller kolonner
Det er mye enklere å bytte data mellom tilstøtende rader fordi du ikke trenger å opprette en ny rad i det hele tatt. Excel lar deg bytte data mellom to kolonner eller rader på sekunder ved å holde Shift på tastaturet. Dette er hva du må gjøre:
- Velg dataene du vil bytte.
- Trykk og hold "Shift" -tasten på tastaturet.
- Hold musen over grensen mellom de to tilstøtende radene til den blir til et pil-ikon.
- Klikk og hold musen og "Shift" til du ser en grå linje under raden du vil bytte data med.
- Slipp museknappen, så vil dataene bytte plass. Du kan bruke samme metode for å bytte mellom kolonner.
Veien til å bli en Excel Pro
Hvis jobben din krever at du jobber i Excel, må du lære forskjellige måter å gjøre datahåndteringsoppgaver raskere og enklere. Dette kan virke skremmende, men du kan finne tutorials på YouTube som vil lære deg hvordan du gjør omtrent alt du ønsker.
Ikke gi opp
Å lære hvordan du bruker Excel i full utstrekning kan gjøre deg uerstattelig på arbeidsplassen din. Å bytte data mellom rader og kolonner er bare det første trinnet, men det er et viktig sikkert.
Bruker du Excel ofte? Hva er dine favorittips du vil dele med andre? Fortell oss hvordan du kan forbedre våre Excel-ferdigheter i kommentarfeltet nedenfor.
