Inbox Zero i et nøtteskall betyr at på slutten av dagen ble fulgt opp til alle meldinger i e-postboksen din som var viktig, og deretter slettet eller flyttet til en arkivmappe.
Hvis du sjekker e-posten din ganske regelmessig i løpet av dagen, enten fra din PC, arbeidsdatamaskin eller smarttelefon, kan du bruke e-posten din som en enkel oppgavepåminnelse; hvordan det gjøres er veldig enkelt.
Trinn 1: Når du har en oppgave som må gjøres, skriv og send en e-post til deg selv. Du trenger sannsynligvis ikke engang å legge noe i meldingens brødtekst, og bare bruke emnelinjen til å liste opp oppgaven som må gjøres.
Trinn 2: Når oppgaven blir fullført, sletter du e-postmeldingen.
Det er det. Ingen grunn til å rote med en kalender / planlegger-app eller legge oppgavelisten et annet sted der du sannsynligvis vil glemme den. Bare send deg en e-post, så fungerer det bra.
Viktig: Dette fungerer bare hvis du rutinemessig holder innboksen "ren".
Hvis du har en hel haug med meldinger i innboksen din akkurat nå, og bare lar dem være der, så fungerer ikke Inbox Zero-metoden for deg. Før du begynner å sende deg selv oppgavepåminnelser for å gjøre ting, må du først flytte all posten din til en annen mappe.
I Gmail er dette enkelt fordi det er "Archive" -funksjonen, men i andre postsystemer som Hotmail og Yahoo! Mail, må du opprette en mappe først, og deretter flytte all posten dit. Heldigvis er dette veldig enkelt.
Lag en mappe som heter Lagret eller arkivert , og velg bare massen av all din gamle post og flytt den dit, med mindre …
… du har flere tusen e-poster i innboksen. Hvis det er tilfelle, er sjansen stor for at du ikke kan flytte all posten din samtidig. Hvis du prøver det, vil webmailsystemet sannsynligvis bli "hengt opp" og / eller kanskje spytte tilbake en feil på deg.
Den beste handlingen du må gjøre her, er å bare flytte maksimalt 500 til 1 000 meldinger om gangen til din Lagrede / arkiverte mappe. Hvis du ikke kan gjøre det enkelt, her er en løsning for webmailsystemer som viser meldinger "etter side" (som er stort sett alle av dem):
1. I innboksen markerer du meldingen øverst på listen ved å ta musen og merke av i avmerkingsboksen. Ikke åpne e-posten. Bare velg det så det blir sjekket.
2. Trykk på PageDown (noen ganger merket som Pg Dn ) -tasten på tastaturet 5 ganger langsomt. Tell ett sekund mellom hver side mens du gjør dette. Trykk på PageDown og si "en-en tusen", deretter PageDown igjen og si "to-ett tusen", etc. Årsaken til at du må gjøre dette sakte er fordi web-postsystemet vil polle meldingene for hver side med e-poster som er sett, og det tar et sekund før alle emnelinjene dukker opp. Hvis du trykker for raskt på PageDown, vil web-postsystemet bli "hengt opp". Dette skjer uavhengig av hvilket webmailsystem du bruker.
3. Trykk og hold SHIFT nede.
4. Enkelt-venstre-klikk på den siste meldingen nederst på den gjeldende siden med e-postmeldinger du ser, og slipp deretter SKIFT.
På dette tidspunktet bør du ha valgt hele 5 sider med e-post.
5. Velg webmail-funksjonen for å flytte meldingene til den lagrede / arkiverte mappen. Over meldingslisten din skal være en måte å flytte e-posten på. I Hotmail, for eksempel, er det det klikkbare alternativet “Flytt til”. I Yahoo! Send e-posten et "flytt til mappe" -ikon (det er rett ved siden av "Spam" -knappen). Bruk det til å flytte e-posten til mappen Lagret / arkivert. Merk: Ikke prøv å dra meldingene direkte til mappen. Når du har valgt mange meldinger, fungerer en flyttekommando vanligvis ikke, og derfor anbefales knappemetoden.
Gjenta trinn 1 til 5 til innboksen din er tømt, og deretter er du klar til å prøve Inbox Zero-metoden siden innboksen din er en "tom skifer" og klar til å gå.
For noen av dere forstår det at det tar tid å tømme innboksen og få all posten din i mappen Lagret / arkivert, men tro meg at det er verdt det - hvis det ikke er av noen annen grunn enn å gjøre e-posten din mer håndterbar.
