E-postfusjon er et pent triks med opprinnelse fra Outlook som lar deg ta data fra en ekstern kilde som Google Sheets og lage personlige e-poster til flere mottakere. Hvis du driver en liten bedrift eller ønsker å publisere en begivenhet, er dette en fin måte å masse e-postpersoner på mens du får det til å se ut som om du har sendt hver enkelt personlig. At personlig berøring kan ha en alvorlig positiv innvirkning på svarene.
Se også artikkelen vår Slik videresender du flere e-postmeldinger samtidig i Gmail
Jeg kjenner ingen som ikke har en Gmail-konto. Enten de bruker det mye eller ikke, de fleste av oss har en Google-konto av noe slag med alle funksjonene den har med seg. Så Gmail er et logisk sted å sette opp en slik kampanje. Jeg vil vise deg hvordan her.
For å bruke e-postfletting effektivt, trenger vi en mal full av e-postadresser, navn og eventuelle vedlegg. Dette er dataene Gmail vil trekke for å opprette e-postkampanjen for deg. Før vi setter opp kampanjen, må vi fylle ut et Google-ark med disse dataene. Så konfigurerer vi Gmail for å bruke det.
Bruk e-postfusjon for Gmail
For at dette skal fungere trenger du Mail Merge-tillegget for Google Sheets. Installer den, og vi er gode å gå.
Først må vi lage regnearket som Gmail henter dataene fra for sammenslåingen.
- Åpne et Google-ark, velg Tillegg og E-post slå sammen med vedlegg.
- Velg Opprett flett mal for å bygge kilden for e-postfusjonen. Malen skal inneholde fornavn, etternavn, e-postadresse, filvedlegg, planlagt dato og status. Du kan legge til flere kolonner hvis du trenger det.
- Gå tilbake til e-postfusjon med vedlegg-menyen, og velg Importer Google-kontakter. Du kan legge til eller kopiere og lime inn data manuelt i malen hvis du foretrekker det.
Hvis du vil inkludere vedlegg, kan du lime inn en vedleggslenk fra Google Drive i kolonnen Filvedlegg. Du må åpenbart sørge for at selve vedlegget først er i Google Drive. Hvis du trenger å legge ved flere filer, skiller du hver URL med et komma.
Hvis du vil planlegge e-postene, legger du til en dato og tid i kolonnen Planlagt dato. Formatet vil være mm / dd / åååå t: mm.
Sett opp Gmail
Nå er malen for sammenslåing av e-post befolket, og vi kan konfigurere Gmail. Vi må konfigurere e-posten til å ringe visse dataoppgaver fra Google Sheet-malen.
- Åpne en ny e-post i Gmail.
- Legg til 'Kjære {{Fornavn}}' på den første linjen i e-posten din. Du kan endre "Kjære" for hva som er mest passende for publikum. Dette er bare for å demonstrere. Du kan også bruke {{Salutation}} og legge til en hilsen-kolonne i Google Sheet for å virkelig tilpasse postene dine.
- Fyll ut resten av e-postorganet etter behov.
- Legg til vedlegg etter behov.
Nå bør du ha en e-postmal som har grunnleggende tekst og eventuelle vedlegg. Magien til sammenslåing av e-post skjer når du velger kommandoen. Det vil automatisk endre eventuelle innstillinger mellom {{og}} med tilsvarende kolonner i regnearket. Du kan legge til så mange av disse du trenger, så lenge du kopierer kolonnenavnet nøyaktig og plasserer dem mellom doble parenteser.
Du kan se på bildet at jeg la til en oppføring i e-posten som heter 'selskap'. Så lenge jeg reflekterer at nøyaktig i en kolonneoverskrift i regnearket, inkludert små bokstaver, vil mail-fletting trekke dataene inn i posten.
Trekker det hele sammen
Nå har vi kildemalen vår og utkastet til e-post det er på tide å få magien til å skje.
- Gå til e-postflettens Google-ark.
- Velg Kjør e-postfusjon fra menyen E-postfusjon med vedlegg.
- Velg Gmail-utkastet du har opprettet, og velg Kjør.
Hvis du ikke la til en planlagt dato, blir e-postene sendt umiddelbart. Hvis du la til en planlagt dato, vil e-postene bli sendt i henhold til den oppføringen. Bare sjekk Sendte postboksen for å se hvilke som er sendt, og dobbeltsjekke med malen.
E-postsammenslåing fungerer feilfritt, men hvis du vil teste den ut først, oppretter du en e-sammenflettingsmal med bare detaljene i den og ringer den i din Gmail-post. Du vil kunne se hvordan det ser ut og sørge for at du har syntaks riktig. Jeg vil foreslå at du gjør dette for første gang du sender en haug med e-post, men er ikke alltid nødvendig når du har fått tak i ting.
Har du brukt mail merge for å kommunisere med mennesker? Jobbe greit? Har du problemer? Fortell om opplevelsen din nedenfor.
