Microsoft Windows tilbyr avanserte søkefunksjoner som lar en bruker finne filer hvor som helst på stasjonen fra et enkelt søkested. Men mens Windows-søkefunksjonen har muligheten til å søke i filinnhold i tillegg til filnavnet, aktiverer ikke standardinnstillingene filinnholdssøk for alle filtyper. Slik administrerer du Windows-indekseringsalternativene for å inkludere filinnhold for bestemte filtyper.
Vi begynner med et eksempel: vi har et Excel-regneark som viser "TekRevue kvartalsalg." Dessverre lagret vi denne filen med standardnavnet "Kvartalsvisningsrapport1.xlsx." Fordi Windows-søk ikke indekserer filinnholdet i Excel-regneark som standard når vi søker etter “TekRevue”, får vi ingen resultater.
Det vi trenger å gjøre er å fortelle Windows om å indeksere innholdet i Excel-regnearkene, og ikke bare filens navn. Gå til Kontrollpanel> Indekseringsalternativer> Avansert . Hvis kontrollpanelet er konfigurert etter kategori, kan du ganske enkelt søke etter “Indeksering” i søkefeltet for å finne riktig innstillingsvindu.
I vinduet Avanserte alternativer klikker du på fanen Filtyper . Dette er en liste over alle filtyper og utvidelser som for øyeblikket er anerkjent av Windows. Finn filtypen du ønsker å endre - i vårt tilfelle er det Excel .xlsx-filtypen - og klikk for å markere den.
Under filtypelisten spør Windows "Hvordan skal denne filen indekseres?" Indeksegenskaper betyr bare at bare filens navn og eksterne filtypeegenskaper vil bli indeksert og søkbar. Indeksegenskaper og filinnhold forteller Windows om å indeksere hele filen, inkludert alle dataene i den. I vårt eksempel velger vi det siste alternativet og trykker OK for å lagre endringen.
Når du gjør endringer i indekseringsalternativene, må Windows gjenoppbygge søkeindeksen. Dette kan ta lang tid avhengig av hvor mange filer som er satt til å indekseres og hastigheten på lagringsstasjonen og prosessoren. Du kan fortsette å bruke PC-en mens indeksen er gjenoppbygd, men noen søkefunksjoner kan gi ufullstendige resultater frem til konkurrerende prosess.
En sideanmerkning: Som standard indekserer Windows-søk bare filer i brukermappen. I vårt tilfelle blir dokumentene lagret i brukermappen vår, så vi er klare. Hvis du imidlertid vil ha muligheten til å raskt søke på andre steder på stasjonen, må du også gå tilbake til kontrollpanelet for indekseringsalternativer, velge Endre og deretter velge stasjonene eller mappene du vil indeksere.
I tillegg til å gjenopprette Windows-søkeindeksen, kan det hende du også må starte på nytt for å se endringene tre i kraft. Når vi har startet på nytt og la vår Windows-søkeindeks gjenoppbygges, ser vi nå at Excel-regnearket vises som et resultat når vi søker etter “TekRevue” fordi Windows-søk finner det begrepet i selve filen.
Eksempelet vårt dekket Excel-filer, men de samme grunnleggende trinnene gjelder for andre filutvidelser. Bare gjenta prosessen ovenfor for alle filtyper du ønsker å indeksere fullstendig. Merk imidlertid at jo mer informasjon Windows-søk har å indeksere, desto større blir hovedindeksen, fra noen få megabyte til hundrevis av gigabyte, avhengig av mengde og kompleksitet til de indekserte filene. Sørg derfor for å få en balanse mellom bekvemmelighet og systemets ressurser, og ikke bare fortell Windows til å indeksere innholdet i hver eneste fil på stasjonen.
